کارگاه «آشنایی با فرایند رف‌خوانی در نرم‌افزار سامان» در بجنورد برگزار شد

به گزارش لیزنا بر اساس اعلام روابط عمومی اداره کل کتابخانه‌های عمومی خراسان شمالی، کارگاه آموزشی «آشنایی با فرایند رف‌خوانی در نرم‌افزار سامان» با حضور علی‌محمد جهانی، مدیرکل کتابخانه‌های عمومی خراسان شمالی و جمعی از کارشناسان ستادی اداره کل، روسای ادارات و مسئولین کتابخانه‌های عمومی  شهری و روستایی استان در سالن آمفی‌تئاتر کتابخانه علامه دهخدا بجنورد برگزار شد.

علی‌محمد جهانی، مدیرکل کتابخانه‌های عمومی خراسان شمالی درباره فرایند رف‌خوانی گفت: تشکیل این جلسه، فرصتی مغتنم برای رشد و توسعه فرهنگ کتابخوانی بوده و جایگزینی کتاب‌های جدید با کتاب‌های کهنه و قدیمی، نیازسنجی منابع موردنیاز اعضاء، نظم و سازماندهی بهتر منابع و کتاب‌ها و همچنین دسترسی بهتر و سریع‌تر مخاطبان به منابع کتابخانه‌ای از مزایای این طرح است.

جهانی با اشاره به اینکه «انجام عملیات رف‌خوانی و وجین، کتابخانه‌ها را به‌سمت غنی‌تر کردن منابع پیش می‌برد» گفت: عملیات رف‌خوانی، مقدم بر عملیات وجین است. با این فرآیند به برآوردی مورد اطمینان از منابع موجود و موردنیاز خواهیم رسید.

وی تصریح کرد: ابتدا با عملیات رف‌خوانی تمامی منابع مجموعه ازلحاظ مفقودی، امانت و موجودی کنترل و بازبینی می‌شود و سپس عملیات وجین منابع موجود انجام می‌شود.

وی با اشاره به لزوم و ضرورت نظم و انضباط در انجام فعالیت‌های کتابخانه‌ای گفت: کتابخانه‌های عمومی به‌عنوان نهادهایی فرهنگی باید جهت خدمت‌رسانی شایسته به مخاطبان از نظم و انضباط ویژه‌ای برخوردار باشند و سعی ما نیز پیاده کردن همین اصل اساسی و مهم است.

در ادامه حسن پاکزاد، کارشناس امور کتابخانه‌های اداره کل با اشاره به مطالبی درباره الزامات و پیش‌نیازهای رف‌خوانی گفت: در گام نخست لازم است داده‌های موجود در نرم‌افزار مدیریت کتابخانه اصلاح شود؛ چراکه برای انجام رف‌خوانی، سیاهه موجودی کتابخانه با داده‌های موجود در نرم‌افزار تطبیق داده خواهد شد.

وی افزود: حذف بخش‌های زائد، مرتب‌سازی صحیح منابع کتابخانه بر اساس شماره راهنما، بررسی بارکدها و چاپ مجدد بارکدهای مخدوش و ناخوانا و وجود بارکد خوان بی‌سیم از ضروریات انجام فرایند رف‌خوانی است.

پاکزاد با ارائه توضیحاتی در خصوص ویژگی‌های دستگاه بارکدخوان، شیوه استفاده و شیوه صحیح اسکن بارکد کتاب‌ها، ادامه داد: گام اول رف‌خوانی این است که کتابداران فایل اکسلی ایجاد و نام آن را به نام بخش موردنظر (برای مثال بخش کودک) تغییر دهند؛ سپس بارکد کتاب با استفاده از دستگاه بارکدخوان اسکن شده و شماره بارکدها به‌صورت خودکار در سلول‌های اکسل درج می‌شود. مرحله نهایی نیز ذخیره فایل موردنظر خواهد بود.

وی ادامه داد: با تکمیل سیاهه‌برداری از موجودی کتابخانه و تهیه فایل‌های اکسل جداگانه برای بخش‌های مشخص‌شده در نرم‌افزار، فرایند رف‌خوانی آغاز خواهد شد. در سامانه مدیریت، منوی رف‌خوانی، ذیل گزینه آماده‌سازی کتاب قرارگرفته است و مواردی همچون مدیریت وضعیت فرایند رف‌خوانی، آپلود فایل سیاهه‌برداری، گزارش سیاهه‌برداری، تغییر وضعیت منابع، تغییر وضعیت منابع امانتی در اختیار مسئول کتابخانه قرار می‌گیرد. درواقع فرایند سیاهه‌برداری با مشارکت تمامی کتابداران انجام می‌شود، اما امکان آپلود فایل سیاهه ‌برداری، تغییر وضعیت‌ها و فعال‌سازی فرایند رف‌خوانی تنها برای مسئول کتابخانه تعریف ‌شده است.

پاکزاد ادامه داد: در بخش مدیریت وضعیت فرایند رف‌خوانی، با انتخاب گزینه «آغاز فرایند»، ‌رف‌خوانی در کتابخانه عملاً آغاز می‌شود؛ به‌این‌ترتیب امکان آپلود فایل، دسترسی به گزارش سیاهه‌برداری و تغییر وضعیت در سامانه مدیریت فراهم خواهد شد. پس از اتمام امور مربوط به رف‌خوانی اعم از آپلود فایل‌ها، دریافت گزارش مغایرت‌ها، ‌بررسی و تغییر وضعیت‌های موردنیاز، با انتخاب گزینه «اتمام فرایند» عملیات رف‌خوانی به پایان می‌رسد و سیستم پس از تطبیق فایل‌های آپلود شده و داده‌های موجود در نرم‌افزار، گزارش نهایی را ارائه می‌دهد. این مرحله، گام آخر اصلاح مغایرت‌های گزارش شده است.

وی ادامه داد: تغییر وضعیت منابع در رف‌خوانی به دو شکل انجام می‌شود؛ نخست، تغییر وضعیت دسته‌ای با استفاده از سامان. در این شیوه برخی از منابع که به‌طور مثال وضعیت آن‌ها در نرم‌افزار، مفقود و در مخزن موجود است، به‌صورت دسته‌ای و یکجا تغییر وضعیت می‌یابد؛ دوم، تغییر وضعیت منابع امانتی و برنگشته به موجود. بر این اساس امکان تغییر وضعیت در منابعی که وضعیت آن‌ها در نرم‌افزار، ‌امانت یا برنگشته است، فراهم می‌شود.