لیزنا، حمید رضا جمالی مهموئی، عضو هیات علمی دانشگاه خوارزمی: دانشگاه خوارزمی، قدیمی‌ترین نهاد آموزش عالی کشور (تأسیس ۱۵ شهریور ۱۲۹۷) در سال ۱۳۹۷ صدساله می‌شود و برنامه‌هایی برای جشن یکصدسالگی این دانشگاه و آموزش عالی کشور تدارک دیده شده است. در این یکصد سال، این دانشگاه و آموزش عالی کشور، فراز و نشیب زیادی طی کرده‌اند. نام دانشگاه، ماهیت و جایگاه آن چندین بار تغییر کرده است. بسیاری از بزرگان کشور در این دانشگاه درس خوانده یا درس داده‌اند. با این وجود اگر در لابه‌لای اسناد و مدارک موجود در دانشگاه، تاریخ دانشگاه را بجورید چیزی زیادی دستگیرتان نمی‌شود. به تازگی در کانال تلگرامی روابط عمومی دانشگاه خبر آمد که یکی از پرسنل، هنگام خانه‌تکانی یکی از انبارهای دانشگاه تعداد زیادی عکس از دانشگاه از زمان رضا شاه پهلوی پیدا کرده است. البته که اقبال این عکس‌ّها بلند بوده است که گوشه انباری به دور از چشم ما سالیان دراز محفوظ مانده‌اند.
یکی از چیزهایی که در سازمان‌های کشور اهمیت لازم را ندارد، نگهداری اسناد و مدارک است. هر بار که ساختمانی نوسازی می‌شود یا بخشی از یک مؤسسه یا کل آن جابجا می‌شود یکی از چیزهایی که دور ریخته می‌شود، کاغذها و اسناد و مدارکی است که ارزشی برای امور جاری ندارند. همین که اسناد، ارزش خود برای انجام امور جاری را از دست می‌دهند به چشم کاغذپاره به آنها نگاه می‌کنیم. چند سال پیش در جلسه‌ای شنیدم که در دوران ریاست جمهوری آقای احمدی‌نژاد که بنا بود سازمان میراث فرهنگی به شیراز منتقل شود، اسناد و مدارک سازمان را برای انتقال، داخل گونی کرده بودند و دولت که عوض شد برخی مدعی شدند که چند ده هزار سند فرهنگی در آن دوره مفقود شده‌اند.
کتابخانه هر سازمانی، حافظه آن سازمان است. با این حال، در کمتر دانشگاهی از کشور، آرشیو مدونی از پیشینه آن دانشگاه وجود دارد. گاه حتی در کتابخانه‌های مرکزی دانشگاه نسخه‌ای از انتشارات همان دانشگاه را نمی‌توان یافت. همیشه البته این توجیه وجود دارد که کمبود بودجه و نیروی انسانی، و اولویت تدارک منابعِ اطلاعاتیِ مورد نیاز برای فعالیت‌های پژوهشی و آموزشی جاری در دانشگاه، مجالی برای کتابخانه‌ها جهت پرداختن به این امور باقی نمی‌گذارد. اما بودجه و نیروی انسانی مشکلات جهانی هستند و در هر کتابخانه‌ای از دنیا کم و بیش وجود دارند. غفلت از این نقشِ کتابخانه‌های مرکزی دانشگاه، هم لطمه بزرگی به جایگاه و اهیمت کتابخانه در دانشگاه می‌زند و هم موجب از دست رفتن بخشی از حافظه تاریخی جامعه می‌شود. یادداشت محمد رضا شفیعی کدکنی با عنوان «از چنین ملتی چگونه باید توقع حافظه تاریخی داشت؟» در ستایش ایرج افشار را احتمالاً خیلی‌ها خوانده‌اند. اگر دانشگاه‌ها در این امور کوتاهی و غفلت کنند از سایر بخش‌های جامعه چه انتظاری می‌توان داشت.
به این نیازهای اطلاعاتی بیاندیشید: نسخه‌ای از نشریه دانشجویی انجمن اسلامی دانشگاه در سال ۱۳۷۱، نسخه‌ای از مجله علمی دانشکده ریاضی که در سال ۱۳۶۷ منتشر شده است، آیین نامه ارتقاء و آیین نامه استخدامی استادان که در دهه ۱۳۵۰ و ۱۳۶۰ در دانشگاه‌ها مورد استفاده بوده‌اند، پرسش‌های امتحان درس مبانی اقتصاد چهار سال پیش، اطلاعاتی درباره استادانی که در دهه ۱۳۴۰ در دانشگاه تدریس می‌کرده‌اند، آیین‌نامه‌ها و مصوبات آموزشی دانشگاه در دهه گذشته، نسخه‌ای از محموعه مقالات همایش علوم زیستی که در سال ۱۳۷۵ در دانشگاه برگزار شد. به اینها می‌توانید موارد متعدد دیگری بیافزایید و واقعیت این است که اگر برای اکثر آنها به کتابخانه مرکزی دانشگاه‌ها مراجعه کنید، دست خالی برخواهید گشت. کتابخانه‌های دانشگاه‌ها حتی نسخه کاملی از مجله‌های علمی که در خود آن دانشگاه منتشر می‌شود نیز در اختیار ندارند. در سال‌های اخیر که نشریه‌ها به صورت الکترونیکی منتشر می‌شوند نیز کتابخانه‌ها در عمل ارتباطی با دانشکده‌ها و معاونت پژوهش برای حفظ نسخه پشتیبان یا حفاظت از این مدارک برای آینده ندارند.
کتابخانه مرکزی هر دانشگاهی لازم است ارتباط نزدیکی با تمام واحدهای هر دانشگاه داشته باشد. باید مثل کتابخانه ملی هر کشور که نسخه‌هایی از همه انتشارات کشور دریافت می‌کند، نسخه‌ای از هر محتوایی که در دانشگاه به شکل چاپی یا الکترونیکی منتشر می‌شود دریافت کند، خواه یک نشریه دو صفحه‌ای یک انجمن دانشجویی باشد یا یک مجله علمی بین‌المللی.
در سایت اکثر دانشگاه‌های خارج از کشور بخشی به نام کتابخانه آیین‌نامه‌ها (policy library) وجود دارد که محتوای تمام خط مشی‌ها و آیین‌نامه‌های دانشگاه، اعم از آموزشی و پژوهشی و غیره در آن قابل دسترسی، مرور و جستجو است. معاونت‌های آموزش و پژوهش دانشگاه در این زمینه بسیار ضعیف عمل می‌کنند و گاه البته به عمد از اطلاع‌رسانی شفاف خودداری می‌کنند. کتابخانه‌ها با ورود به این عرصه می‌توانند نقش مهمی ایفا کنند.
ایفای نقش آرشیو و مدیریت اسناد در دانشگاه که در حال حاضر در اکثر دانشگاه‌های کشور به طور کامل مغفول است، توسط کتابخانه‌ّ اهمیت حیاتی دارد. چه بسیار اسناد مهم (و البته بخشی از تاریخ فرهنگ و آموزش کشور) که معاونت‌های مختلف دانشگاه در هر بار خانه‌تکانی یا مواجهه با مشکل کمبود فضا دور ریخته‌اند.
پرسش‌های امتحانی، اهمیت آموزشی دارند و هم اهمیت تاریخی. در کالج دانشگاهی لندن (یو سی ال)، بخشی از کتابخانه به پرسش‌های امتحانی ۵ سال گذشته اختصاص داشت و دانشجویان برای این که ببینند ارزیابی یک درس چگونه خواهد بود، می‌توانستند به پرسش‌های سال‌های قبل رجوع کنند. در مبانی آموزش گفته می‌شود که ارزیابی (یا همان امتحان) محرکِ یادگیری دانشجو است و دانشجو، چیری را یاد می‌گیرد که در ارزیابی از او سنجیده می‌شود. علاوه بر این، پرسش‌های امتحانی استادان شاخص ارزش تاریخی نیز دارند و شایسته است که آرشیو شوند. این که شفیعی کدکنی گلایه می‌کند که چرا هیچ اثری از سئوالات امتحانی کلاسهای ملک‌الشعرای بهار یا فروزانفر نیست، جای تأمل دارد.
خلاصه کلام این که اگر چه کتابخانه‌های دانشگاه‌ها گاه تا حدی به دلیل مسائل مالی و بی‌توجهی مسئولان بالاتر با مشکلات اساسی روبرو هستند، اما راه چاره انفعال نیست. تعریف نقش‌های جدید و فعال کردن نقش‌های فراموش شده کتابخانه‌ها باعث پررنگ شدن اهمیت آنها در دانشگاه می‌شود. اکنون که با دیجیتال شدن دسترسی به منابع اطلاعات علمی، بسیاری تصور می‌کنند که کتابخانه دانشگاه کار زیادی برای انجام ندارد، لازم است که به این نقش‌ها پرداخته شود. موفقیت کتابخانه در این وظایف بدون فرهنگ سازی و توجیه اهمیت اسناد، آرشیو و حفاظت و نگهداری از اسناد برای همه بخش‌های دانشگاه ممکن نخواهد بود.
جمالی مهمویی، حمیدرضا. «کتابخانه‌های دانشگاهی و حافظه سازمانی». سخن هفته لیزنا، شماره ۳۵4، 20 شهریور ۱۳۹۶.