به گزارش لیزنا، براساس اعلام روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، افزایش مکاتبات در محیط اسناد سنتی، معضلاتی چون دشواری دسترسی به اسناد، كندی بازيابی آن‌ها و از همه مهم‌تر هزينه‌های سنگين نگهداری را دربرداشته و از جمله پيامدهای آن می‌توان به صرف زمان زياد پرسنل در نگهداری و بازيابی اسناد، اشغال حجم زيادی از فضای فيزيكی براي نگهداری از اين اسناد، نگرانی‌هاي ناشی از حفظ و امنيت اسناد و هزينه‌های خريد و نگهداری تجهيزات مناسب براي بايگانی فيزيكی اسناد اشاره كرد.
در محیط الکترونیکی نیز افزایش روزافزون اسناد و پرونده‌ها، تغییرات فناوری، کهنگی تجهیزات و نظایر آن نیز ضرورت مدیریت بر اسناد را بیش از پیش نشان می‌دهد.
مديريت هماهنگی فرم‌ها و سيستم‌های بايگانی در سال 1381 شروع به تدوین آیین‌نامه و بخشنامه‌ها و جزوات آموزشی کرد و در این راه ضمن شرح وظايف مديريت اسناد و شاخه‌های آن، در آثار تدوين شده به تشريح و تعريف مديريت فرم، مدیریت گزارش‌ها و مدیریت دستورالعمل‌ها اقدام کرد. متاسفانه در همان دوران این آثار به چاپ نرسید و به صورت جزوات تکثیری دست به دست شد.
از آنجایی که سوابق اداری نتيجه و عصاره انديشه‌ها، فعاليت‌ها و اقدامات انجام شده سازمانی هستند و حاوی اطلاعات، تجربيات و دانش‌گران‌بهايی است كه يكي از ابزارهای مهم مديريت در تهيه برنامه‌ها و تصميم‌گيری‌های اداری محسوب می‌شوند، اين سوابق بايد مديريت شوند. به همين منظور کتاب «مدیریت اسناد کاربردی» آماده انتشار شده است.
اين كتاب شامل 4 فصل، مدیریت فرم‌ها، مديريت گزارش‌ها، مديريت دستورالعمل، مديريت فرم‌ها» (ترجمه‌ای است از دستنامه مدیریت اسناد) است که به کوشش مینا کرمی آماده چاپ شده است.