به گزارش لیزنا بر اساس اعلام روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، در ابتدای این برنامه که در آن «اشرف بروجردی»؛ رئیس سازمان و برخی از مدیران و معاونان حضور داشتند، «محمد حدادی»؛ مدیر اداره کل حفاظت و نگهداری سخن گفت. او از اهمیت پایش محیطی گفت که هر سال چهار بار (هر فصل) و در مراکز استانی هر سال یک بار صورت می گیرد و اظهار داشت: شرایط نگهداری باید بهینه باشد و لازم است تا اصلاح شود. کوشش شده است تا چک‌لیست‌ها مختصر باشد و همچنین قرار است کارگاه های آموزشی 4 ساعته درباره شرایط حفاظت و نگهداری و اقدامات لازم برای کارکنان مخازن برگزار شود.

در ادامه، «نگار رئیس‌نیا»؛ رئیس اداره آسیب‌شناسی و آزمایشگاه اداره کل مرمت و حفاظت، به ارائه گزارشی از پایش محیطی در سال 1396 پرداخت. او عوامل آسیب رسان را بر دو گروه کلی تقسیم کرد و گفت: عوامل آسیب‌رسان شامل بیولوژیک(میکروارگانیسم ها، حشرات و جوندگان) و پارامترهای محیطی(رطوبت، دما، شدت نور، اشعه فرابنفش، میدان مغناطیسی، آثار شیمیایی و ذرات معلق هوا) می شود. بر پایه استاندارد(ISO) 11799:2015، استاندارد دما بین 2 تا 18 درجه و استاندارد طوبت نیز بین 30 تا 45 درصد است. همچنین نور مرئی خورشید و نور مصنوعی (حاصل از لامپ های فلورسنت) به شکل استاندارد بین 50 تا 200 LUX   باید باشد و برای اشعه ماورای بنفش نیز باید از روکش های جاذب استفاده شود.

او در ادامه گفت: تهویه و کیفیت هوا مشکل مهمی در این سازمان است و شرایط نامناسب و غیراستاندارد مهم است. زیرا نبود فیلتر برای گازهای مخرب(مانند: دی‌اکسید گوگرد، ازت و کربن) و وجود آلاینده های هوا در پیرشدن منابع تاثیر می گذارد. به همین جهت الزاماتی برای فیلتراسیون درنظر گرفته می شود. عوامل بیولوژیک شامل میکروارگانیسم‌ها (قارچ ها، مخمرها و باکتری‌ها)، حشرات و آفات آسیب رسان و جوندگان هستند که ازجمله عوامل مساعدکننده قارچی، گرد و غبار، تهویه نامناسب، نور کم، دما و رطوبت نسبی بالا، استفاده از مواد نامناسب در ساخت و مرمت کتاب ها و چیدمان نامناسب کتاب ها است و ازجمله حشرات باید به شپش کتاب، موریانه و سوسک کتاب‌خوار اشاره کرد.

او در ادامه مختصات دما، رطوبت و آلودگی بیولوژیک در هریک از ادارات کل را بررسی کرد و  گفت: دما و رطوبت نسبی در اغلب مخازن خارج از محدوده است، باید سیستم تهویه در فضاهای اداری و فضاهای نگهداری منفک باشد، شدت نور خارج از محدوده است و مثلا باید لامپ های فلورسنت جمع شود و LED کار شود، ضدعفونی و بهداشت محیط برای نیروی انسانی، نامناسب بودن اصول قفسه بندی و چیدمان مخازن، اصول چیدمان صحیح اسناد و کاغذی رعایت نمی شود، در برخی مخازن از ترکیبات مناسب برای نظافت و ضدعفونی استفاده نمی شود، سقف و کف و دیواره های برخی مخازن آسیب دیده و نیازمند تعمیر و بهسازی است، گرد و غبار و آلودگی در کف مخازن و قفسه ها و منابع قابل مشاهده است، استفاده از مواد خوراکی در مخازن، الزامات امنیت در مخازن، تهویه نامناسب در اغلب مخازن، سیمکشی‌ها و کابل‌کشی تجهیزات و کامپیوترها نامناسب است، الزامات حفاظت منابع دیداری و شنیداری، نگهداری گل و گیاه توسط کارکنان، اقلام غیرضروری و شخصی کارکنان در مخازن، اقدام لازم برای آلودگی قارچی، وجود حشرات، سیستم اعلام و اطفای حریق، فضاهای فاقد تجهیزات اطفای حریق دستی، اطلاع رسانی رعایت اصول ایمنی و بهداشت محیط کار، آلودگی بیولوژیک اغلب هواسازها بالاتر از هشدار و مجهز نبودن سیستم تهویه مرکزی به منظور کاهش ذرات معلق، گازهای آلاینده و بیولوژیک محیط و منابع ازجمله موارد عدم انطباق است.