به گزارش لیزنا، انجمن علمی کتابداری و اطلاعرسانی ایران، در آخرین ارزیابی صورت گرفته توسط کمیسیون انجمنهای علمی وزارت علوم، تحقیقات و فناوری، انجمن علمی کتابداری و اطلاعرسانی ایران موفق شد برای سومین سال پیاپی رتبه "A" را کسب کند.
فرامرز مسعودی، عضو هیات مدیره و رئیس کمیته برنامهریزی و بهبود مستمر انجمن علمی کتابداری و اطلاعرسانی ایران، در گفتگو با خبرنگار لیزنا، سه سند اصلی را راهنمای فعالیتهای انجمن اعلام کرد و گفت: «این سه سند شامل اساسنامه و برنامه استراتژیک انجمن و چارچوب ارزیابی کمیسیون انجمنهای علمی ایران وابسته به وزارت علوم، تحقیقات و فناوری است. اهداف و برنامههای انجمن به صورت سالانه و بر اساس اسناد گفته شده، تنظیم و پس از تصویب آنها توسط هیات مدیره انجمن، به مورد اجرا گذاشته میشود. یک نسخه از اهداف و برنامههای سالانه مصوب نیز برای آگاهی اعضاء، شاخههای استانی و علاقهمندان انجمن در سایت اینترنتی انجمن قرار داده میشود.»
وی افزود:«اهداف و برنامههای انجمن در دو بخش توانمندسازی و فعالیتهای علمی تنظیم میشوند. فعالیتهای توانمندسازی، بیشتر ماهیت پشتیبانی و تقویت انجمن را دارند. فعالیتهایی مانند جذب منابع مالی، تبادل تفاهمنامه با انجمنها و سازمانهای دیگر، پذیرش عضو، فراهم آوردن زمینه مشارکت افراد و سازمانها، توسعه سازمانی و تشکیلاتی انجمن، مستندسازی فعالیتها و برگزاری مجامع سالانه انجمن مرکزی و شاخههای استانی از جمله این فعالیتها هستند. فعالیتهای علمی انجمن که در واقع بروندادهای انجمن هستند نیز شامل فعالیتهای آموزشی، پژوهشی، انتشاراتی، نقد کتاب، نقد نشریات و مقالههای علمی، بزرگداشت نخبگان علمی و اجرایی رشته و حرفه، استانداردسازی، ارزیابی، واژهگزینی، نظریهپردازی، سخنرانی علمی و انجام مشاوره با سازمانهای سیاستگذار و تصمیمگیر است.
انجمن علمی کتابداری و اطلاعرسانی ایران، برای سومین سال پیاپی، رتبه A را در عملكرد انجمنهاي علمي كشور کسب میکند، مسعودی درخصوص چگونگی این موفقیت توضیح داد:« یک نمودار تهیه کردهام که وضعیت نتایج ارزیابی انجمن در سالهای مختلف در آن ترسیم شده است. همانطور که در نمودار دیده میشود، عملکرد انجمن در سال 1388 وضعیت نسبتاً مطلوبی بوده است.»
وی افزود: «من در آن زمان عضو هیات مدیره انجمن نبودم اما در یکی از جلسات هیات مدیره در سال 1391 وقتی گزارش نتیجه ارزیابی اولیه ارائه شد، از آن آگاه شدم و از هیات مدیره خواستم که اجازه بدهند در این زمینه کمک کنم و آنها نیز پذیرفتند. اما چون هر سال عملکرد سال گذشته انجمنها در کمیسیون بررسی میشود و از طرفی فرصت کمی بین ارزیابی اولیه و نهایی عملکرد هر سال وجود دارد، بنابراین کار زیادی نمیشد برای عملکرد سال 1390 انجام داد. با این حال با ارائه مستندات جدیدی به کمیسیون، در ارزیابی نهایی حدود 70 امتیاز به عملکرد سال 1390 انجمن اضافه شد و به 263 امتیاز ارتقا یافت. در سال 1392 که خود برای عضویت در هیات مدیره انجمن انتخاب شدم، با توجه به اینکه با موضوع ارزیابی و ابعاد آن آشنا بودم فرایند ارزیابی عملکرد را به عهده گرفتم و چون ریاست کمیته برنامهریزی و ارزشیابی انجمن را بر عهده داشتم، ارزیابی عملکرد انجمن را به این کمیته منتقل کردیم.
با رشد جهشی در مدیریت عملکرد انجمن روبرو هستیم
مسعودی با اشاره به عملکرد سال 1392 گفت:« البته باز هم در سال 1392 باید عملکرد سال 1391 را به کمیسیون ارائه میکردیم که سال پایانی دوره قبلی هیات مدیره بود و من در آن نقش چندانی نداشتم اما چون می دانستیم که حدود تیر یا مرداد باید گزارش عملکرد انجمن را به کمیسیون ارائه کنیم، از همان ابتدای دوره یعنی اردیبهشت سال 1392 شروع به تهیه گزارش عملکرد سال 1391 کردیم تا فرصت کافی برای این کار داشته باشیم. در نمودار ملاحظه میکنید که بعد از سال 1391 ما با رشد جهشی در مدیریت عملکرد انجمن روبرو هستیم. یعنی در دوره پنجم هیات مدیره انجمن، امتیاز عملکرد ما تقریبا چهار برابر شده است. این پرسش برای خیلی از افراد مطرح است که مگر چه تحولی در عملکرد سالهای اخیر انجمن رخ داده که موجب این مقدار رشد امتیاز انجمن شده است؟ برخی نیز با تردید به این موضوع مینگرند. کسانی که با مفاهیم و مبانی علمی مدیریت عملکرد و ارزیابی آشنا هستند میدانند که این موضوع دو وجه اساسی دارد یکی خود عملکرد است و دیگری نحوه انعکاس و گزارش عملکرد بر مبنای شاخصهای ارزیابی است.»
وی افزود: «مثلا در همان قضیه عملکرد سال 1390 و 1391، عملکرد انجام شده بود و ما در دوره پنجم هیات مدیره کاری در خصوص آن سالها نداشتیم ولی نحوه تنظیم گزارش و شناخت صحیح و دقیق شاخصها و فرایند ارزیابی میتواند در ارزیابی عملکرد و امتیاز آن تاثیر زیادی داشته باشد. بنابراین در دوره پنجم چند کار اساسی در این زمینه انجام دادیم. اول اینکه دستیابی به رتبه A را برای نخستین بار در اهداف و برنامههای انجمن گنجاندیم. از آن مهمتر اینکه اهداف و برنامههای انجمن را بر اساس اسناد بالادستی و از جمله شاخصهای مورد نظر کمیسیون تنظیم و تصویب کردیم. بعد از آن تلاش کردیم اهداف و برنامههای مصوب را اجرا و پایش کنیم. همچنین از همان زمان یعنی سال 1392، رویکردهای اصلی و مهم انجمن را تعریف کردیم تا از انحراف اهداف و برنامهها پیشگیری کنیم و نقاط تمرکز خودمان را بشناسیم.»
مسعودی مستندسازی را در عملکرد انجمن مهم دانست و گفت: «نکته مهم دیگر مستندسازی فعالیتها است. ما مستندسازی عملکرد یا به عبارت دیگر گزارش عملکرد را در طول سال انجام میدهیم و به همین سبب وقتی کمیسیون برای ارسال گزارش عملکرد انجمنها فراخوان میدهد، ما یک مرور نهایی روی عملکرد انجام میدهیم و آن را برای کمیسیون ارسال میکنیم. سال گذشته و هم امسال بنابر اظهار کارشناسان کمیسیون ما نخستین انجمنی بودیم که اظهارنامه عملکرد خود را ارائه کردیم. من چون به نمایندگی از انجمن عضو کارگروه بازنگری شاخصهای ارزیابی انجمنهای علمی در وزارت علوم نیز هستم میبینم که خیلی از انجمنها برای همین مستندسازی و شناخت شاخصهای ارزیابی مشکل دارند و هنگامی که کمیسیون فراخوان میدهد برای گزارش عملکرد، برخی انجمنها تازه شروع به جمعآوری مستندات میکنند که خیلی مواقع ممکن است مواردی نیز از قلم بیافتد.»
وی افزود: «بنابراین اگر بخواهم پاسخ خلاصه بگویم، دستیابی به رتبههای بالا برای انجمن به چند عامل بستگی دارد. یکی جدی گرفتن موضوع ارزیابی و توجه به آن است. دیگری تدوین و اجرای برنامههای استراتژیک است. سوم تعیین رویکردهای اصلی برای یافتن نقاط تمرکز در عملکرد و پیشگیری از انحراف در عملیات است. چهارم تدوین اهداف و برنامههای سالانه بر اساس برنامه استراتژیک، رویکردهای اصلی و شاخصهای ارزیابی است. تدوین اهداف و برنامههای واقعبینانه و قابل دسترس موجب تمرکز برنامهها و پرهیز از پراکندهکاری و کارهای موردی و دفعتی میشود. پنجم پایش مستمر تحقق اهداف و اجرای برنامهها و بررسی میزان انحرافات و رفع و جبران آنها است. ششم مستندسازی صحیح فعالیتها و مرتبسازی مستندات است. هفتم شناخت و درک صحیح و دقیق شاخصها و فرایندهای ارزیابی است و نهایتاً منطبق کردن صحیح و دقیق عملکرد با شاخصهای ارزیابی است.»
تقسیم کار میان شاخهها و انجمن مرکز وجود ندارد
رئیس کمیته برنامهریزی و بهبود مستمر انجمن علمی کتابداری و اطلاعرسانی ایران، از مشکلات انجمن چنین گفت:« به هر حال کیفیت امری نسبی است. هیچگاه نمیتوان ادعا کرد که همه موارد به نحو احسن انجام میشود. در واقع ما در بخش عمدهای از عاملهای موفقیت که در سوال قبلی برشمردم هنوز در انجمن با مشکل مواجه هستیم. عملکرد بر مبنای اهداف و رویکردهای مصوب هنوز در انجمن نهادینه نشده است. گاهی اهداف و برنامههای دیگری در الویت کاری قرار میگیرد و برای اجرا و تحقق همه اهداف تلاش موثر و لازم به طور یکسان صرف نمیشود. شاخههای استانی انجمن مشارکت چندانی در فرایند هدفگزینی انجمن و تحقق آنها ندارند. به بیان دیگر تقسیم کار میان شاخهها و انجمن مرکز وجود ندارد و در نتیجه به جای همافزایی با موازیکاری در انجمن مواجه هستیم.»
وی افزود:« مشکل دیگر در مستندسازی و ارائه گزارش فعالیتها است. با اینکه همکاران ما در شاخههای استانی فعالیتهای خوبی انجام میدهند ولی این فعالیتها به درستی و به موقع گزارش نمیشوند. گاهی نیز موضوع ارزیابی و شاخصهای عملکردی جدی گرفته نمیشود. بخشی از مشکلات نیز مربوط به تواناییهای انجمن است. سیستم عضویت انجمن به درستی کار نمیکند و از این نظر با انتقاد و نارضایتی اعضا مواجه هستیم. منابع مالی انجمن هم البته ناکافی و غیرمتمرکز است. به هر حال اساس کار در انجمن مبتنی بر کار داوطلبانه است و در قضاوت راجع به عملکرد انجمن، باید به این نکته توجه داشت.»
مسعودی درباره اهداف انجمن چنین گفت:« رتبه انجمن نمایانگر اعتبار و وجهه انجمن است. در نظامهای مدیریتی نوین، اینگونه نتایج و دستاوردها از اهمیت زیادی برخوردار هستند و از آنها به عنوان تصویر مثبت یاد میکنند. از آن گذشته، یکی از کارکردهای مهم مدلهای ارزیابی، ارتقا و بهبود عملکردها است و از همین رو نظامهای ارزیابی سازوکارهایی هستند که استفاده از آنها میتواند سودمندی زیادی برای ارزیابیشوندگان به همراه داشته باشد. بنابراین نباید این نظامها را تشریفاتی، نظارتی و دست و پاگیر قلمداد کرد. بازخوردهای اعضا و دوستداران انجمن نیز حاکی از این است که رتبه انجمن برای آنها نیز اهمیت دارد. در کنار این موارد، وزارت علوم و کمیسیون مربوط در ازای مجوزی که برای تاسیس انجمنهای علمی میدهند به عنوان یکی از ذینفعان کلیدی، انتظاراتی نیز از آنها دارند که شایسته است مورد توجه قرار گیرند. با توجه به این ملاحظات انجمن ارتقای رتبه و عملکرد را سرلوحه اهداف خود قرار داده است و تلاش مستمر صرف میکند تا هر سال عملکرد خود را بهبود بخشیده و به امتیاز آن بیافزاید.»
مشارکت، همکاری و مشورت برای ارتقای انجمن علمی کتابداری
رئیس کمیته برنامهریزی و بهبود مستمر انجمن علمی کتابداری و اطلاعرسانی ایران، درباره رویکرد این انجمن گفت: «در انجمن 36 رویکرد تعریف شده است که مبنای هدفگزینی سالانه انجمن هستند. این رویکردها ناظر بر سه محور یا لایه اصلی هستند که شامل لایه انجمن و اعضا، لایه رشته و حرفه و لایه جامعه است. مولفههای هر یک از این لایهها و ذینفعان و مخاطبان آنها نیز شناسایی شده و نوع فعالیتها و برنامههایی که برای تحقق اهداف مستتر در این لایهها ضروری هستند نیز مشخص شدهاند. کمبودی که در این زمینه وجود دارد را میتوان در دو بخش دید. یکی فعالیتهایی است که مشخص شدهاند ولی هنوز اجرا نمیشوند یا در واقع محقق نشدهاند. بخش دیگر نامعلوم بودن حد کفایت فعالیتهای تعیین شده است.»
مسعودی در توضیح بخشهای در نظرگرفته شده اظهار داشت: «یعنی فعالیت تعیین و شناسایی شده و انجام هم میشود ولی حد کفایت و بسندگی آن مشخص نیست. به عنوان مثال در باره بخش اول، میتوان به تاسیس نظام تشخیص صلاحیت حرفهای توسط انجمن اشاره کرد که جزو اهدافی است که هنوز محقق نشده است. همچنین طراحی و اجرای نظام ارزیابی گروههای آموزشی رشته است که مقدمات آن انجام شده ولی هنوز نهایی نشده است. توسعه تعاملات بینالمللی و داشتن نشریه علمی مستقل انجمن از دیگر مصداقهای این بخش است. در بخش دوم میتوان به رویکردی مثل مرجعیت انجمن اشاره کرد که در حال حاضر فعالیتهای ارزشمندی در خصوص آن انجام میشود ولی حد کفایت آن مشخص نیست. یعنی نمیتوان به دقت گفت که در حال حاضر شاخص مرجعیت انجمن چه وضعیتی دارد و انجمن تا چه میزان توانسته مرجعیت خود را تثبیت کرده یا عینیت بخشد. همچنین میتوان به شاخصهایی مانند مقبولیت، اعتبار، منزلت و نقش انجمن در توسعه فرهنگی جامعه اشاره کرد.»
مسعودی درباره تاثیر کمک و همکاری دولت و سازمانهای دولتی گفت: «به نظر من دو انتظار کلی وجود دارد. یکی از درون رشته و حرفه و دیگری از بیرون آن. انجمن متعلق به کتابداران، استادان، دانشجویان، پژوهشگران، ناشران و متخصصان علوم اطلاعات است. بنابراین انتظار از این بخش درونی؛ مشارکت و همکاری بیشتر استادان، دانشجویان، گروههای آموزشی دانشگاهی و سایر موسسات آموزشی مربوط، کتابخانهها، کتابداران و سازمانهای کتابخانهای، پژوهشگران و مراکز پژوهشی مربوط و ناشران تخصصی است. از سازمانهای بیرونی رشته و حرفه نیز انتظار میرود در تصمیمگیریها و سیاستگذاریها نقش مشورتی انجمن را بیشتر در نظر بگیرند.»