به گزارش پایگاه خبری کتابداری و اطلاع رسانی ایران (لیزنا)، جلسه مذکور با حضور خانم ها مريم اسدي، فرانک زمردپوش، مرضيه حسين پور، مهديه چيت ساز؛ آقايان افشين آقامحمدحسني (از رفسنجان)، اميرمهدي عنبري در محل کتابخانه مرکزی دانشگاه صنعتی شریف برگزار شد.
در این جلسه که به مدت سه ساعت به طول انجامید، ابتدا مریم اسدی، مسئول کمیته روابط عمومی دوره چهارم هیأت مدیره انجمن، دیدگاه های خود را در مورد برنامه های کمیته بیان کرد.
اسدی بر لزوم تهيه بانک های اطلاعاتي کتابخانه هاي سراسر کشور؛ مشخصات کتابداران؛ گروه هاي کتابداري؛ و اعضای هيات علمي با فراهم آوري امکان ورود اطلاعات و روز آمدسازي آنها توسط خود کاربران تأکید کرد و افزود: وجود اين اطلاعات از يک سو به برقراري تعامل و ارتباط نزديک جامعه کتابداري و اطلاع رساني کشور با يکديگر کمک نموده و از سوي ديگر مسئولين و مديران محترم جامعه کتابداري را در اخذ تصميمات مناسب و مقتضي ياري مي نمايد.
اسدی گفت: بخشي از اين اطلاعات با تلاش و پيگيري اعضاء هيات مديره قبلي فراهم شده، ولي متاسفانه اقدامي در جهت روزآمدسازي آنها صورت نگرفته است.
وی در ادامه به کلیات برنامه های کمیته روابط عمومی انجمن کتابداری و اطلاع رسانی پرداخت: استفاده از رسانه ها و مجراهاي ارتباطي براي اطلاع رساني اخبار جديد در حوزه کتابداري و اطلاع رساني و نيز فراهم کردن زمينه مصاحبه صاحبنظران اين حوزه با خبرگزاري ها و مطبوعات کشور؛ برقراري ارتباط با شاخه هاي استاني و معرفي رابط هاي آنها به مرکز؛ تشويق دانشجويان جديد الورود به حوزه کتابداري براي عضويت در انجمن توسط مدرسين گروه هاي کتابداري در ابتداي هر سال تحصيلي، با فراهم آوري امکاناتي از قبيل عضويت رايگان اين افراد در انجمن به مدت يک سال تحصيلي؛ ارسال فرم عضويت انجمن براي سازمان ها؛
ارائه برنامه هاي جانبي در همايش هاي ماهانه انجمن؛ ارسال نامه به انجمن هاي دانشجويي براي معرفي رابطين آنها به انجمن و اطلاع رساني توسط اين رابطين در دانشکده هاي مربوطه؛ فراهم آوري کانال هاي ارتباطي مناسب براي دريافت پيشنهادات و انتقادات کتابداران به هيات مديره؛ اعلام فراخوان موضوعات همايش ها و کارگاه ها؛ تهيه پرسشنامه درخصوص انتظارات کتابداران از وب سايت انجمن؛
تهيه چک ليستي از فعاليت ها و وظايف کميته روابط عمومي؛ امکان ايجاد زبان هاي ديگر از جمله زبان انگليسي در وب سايت انجمن به منظور معرفي انجمن و فعاليت هاي آن به کاربران خارجي.
سپس حاضران در جلسه، نظرات و ديدگاه هاي خود را بيان نموده و پيشنهاداتي را نيز ارائه کردند.
در این جلسه بر اهميت فراوان وب سايت در جلب مخاطبين تأکید، و بر مبنای توافق صورت گرفته بیان شد: لازم است اصلاحات اساسي در ساختار وب سايت انجمن صورت گيرد؛ همچنین تأکید بر ايجاد مجراهاي جديد ارتباطي از قبيل استفاده از امکانات شبکه هاي اجتماعي، ايجاد يک وب سايت روزآمد و پويا، ايجاد ارتباط با خبرگزاري ها و...، به منظور تعامل هر چه بيشتر کتابداران با يکديگر و نيز ارتباط کتابداران با افراد در ساير رشته ها از دیگر دیدگاههای مطرح از سوی حاضران در این جلسه بود.
همچنین بر مبنای مذاکرات صورت گرفته در این جلسه حاضران اذعان داشتند: وابستگي کتابداران به وبلاگهاي گروهي و گروه بحث مشهد سبب بوجود آمدن جامعه اي دسته بندي شده در جامعه کتابداري شده و اين مسأله بخشی از فعاليتهاي انجمن است تا با استفاده از فناوريهاي نوين، وب سايت کامل و جامع و برقراري ارتباطات مفيد و موثر در جذب کاربران نقشي محوري در رفع اين جو بوجود آمده ایفا نمايد.
در ادامه این جلسه تأکید شد: لازم است شاخه هاي استاني موظف شوند گزارش عملکرد، برنامه ها و فعاليتهاي خود را در ازاي خدماتي که از انجمن دريافت مي نمايند براي رياست انجمن ارسال نمايند و همچنين پيشنهاد شد از سوي رياست انجمن اين شرح وظايف براي هر کدام از اين شاخه ها يا کميته ها به صورت دستورالعمل ارسال شود تا در صورت کوتاهي در انجام وظایف، مواخذه شوند و در صورت عدم فعاليت شاخه هاي استاني، در مورد کاهش يا قطع بودجه آنها تصميم گيري شود.
همچنین مقرر گردید: به منظور جذب حداکثري دانشجويان جديد الورود و تشويق آنان براي عضويت در انجمن، عضويت در سال اول براي اين گروه به صورت رایگان باشد و بدين منظور از پتانسيل ادکا نيز براي تحقق اين امر بهره گرفته شود.
از دیگر مباحث مطرح در این جلسه، اطلاع رساني مداوم و شفاف در مورد شرايط عضويت در انجمن و پيگيري عضويت ها، ارائه به موقع کارت ها، مدت اعتبار آنها و نيز نحوه تمديد عضويت بود. همچنين پيشنهاد شد حق عضويت و مبلغ آن براي گروه هاي مختلف بررسي شود.
ايجاد امکانات رفاهي براي اعضاي انجمن موضوع دیگری بود که درخصوص آن بحث شد: تخفيف کارگاه هاي آموزشي، تخفيف خريد کتاب از ناشران حوزه کتابداري و.... مورد بررسي مجدد قرار گيرد؛ و سازمانها به منظور عضويت در انجمن با در نظر گرفتن تسهيلاتي از قبيل تخفيف گروهي برای شرکت در کارگاه هاي آموزشي و ارائه گواهي نامه معتبر تشويق شوند.
در ادامه، حاضران به منظور هر چه جذاب تر نمودن همايش ها بر اجرای برنامه هاي جانبي از قبيل نمايش يا قرائت متون طنز، نصب پوسترهاي تبليغاتي و آموزشي و ارائه فعاليت هاي انجمن هاي دانشجويي کتابداري و حضور مجري مسلط به منظور ارائه بهتر کيفيت همايش تأکید نمودند.
به منظور هماهنگي در برنامه ارائه همايش ها پيشنهاد شد: به هر سخنران دستورالعملي در خصوص قوانين و مقررات همايش از جمله نحوه ارائه پاورپونت، زمان لازم براي ارائه و ساير موارد ارائه شود و همچنین امکانات مورد نياز سخنران نيز از قبل پيش بيني شود.
در این جلسه مقرر شد: در تمامي بخشهاي داخلي کميته ها چنين استانداردها و قالبهایی تدوين و اجرايي شود و پيشنهاد گردید کارگروهي براي استاندارد سازي تشکيل گردد.
از دیگر مصوبات این جلسه، ایجاد ساختاري در وب سايت به منظور دريافت پيشنهادات و نظرات مخاطبان در مورد وب سايت؛ برقراری ارتباط با ساير کميته هاي انجمن و تعيين شرح وظايف هر يک از اعضا در اين کميته ها؛ برگزاري گردش هاي علمي در جهت افزايش مخاطبان فعال انجمن؛ ايجاد پرسشنامه براي نيازسنجي از مخاطبان وب سايت و بحث امکان سنجي و استخراج قابليتها و نيازهاي مد نظر براي يک وب سايت مفيد؛ دعوت از ساير متخصصان درحوزه هاي مورد نياز از جمله فناوري اطلاعات در جلسات کميته ها و هيات مديره.
به عنوان مهمترين نکته این جلسه حاضران تأکید کردند: از آن جا که بسياري از فعاليت هاي روابط عمومي از طريق يک وب سايت خوب و منعطف با امکانات تعاملي امکان پذير خواهد بود، لذا اين امر تسريع در تصميم گيري در خصوص تغيير و اصلاح وب سايت انجمن را مي طلبد.
در پایان این جلسه، مسئولیت هر یک از اعضا جهت پیگیری مصوبات جلسه مشخص گردید.