گزارش همایش آذر ماه انجمن کتابداری و اطلاع رسانی ایران

دکتر شریف آبادی گفت : فرصت مطالعاتی بر اساس آیین نامه در وزارت علوم، تحقیقات و فناوری به افراد داده میشود که این آیین نامه یکبار در سال 1376 به دانشگاهها ابلاغ شد و در شهریور امسال مورد بازنگری قرار گرفت.حضور در یک دانشگاه یا مجمع خارجی یا یک فضای خارجی این ارزش را دارد که فرد مشکلات را تحمل کند و فضای آموزشی و پژوهشی و دسترسی به منابع را تجربه کند.

وی در ادامه نموداری به نمایش گذاشتند که روند کاری برای انجام فرصت مطالعاتی را شرح میداد.

دکتر شریف آبادی در ادامه به بیان تجربیاتشان در سفر مطالعاتی به کانادا صحبت کردند و افزودند: در ابتدا اولین کاری که انجام دادم جستجوی ساده ای در اینترنت بود در رابطه با حوزه ای که مورد علاقه ام بود، یکی از مشکلات و معضلاتی که در کشور ما موجود است این است که برنامه خاص و منسجمی برای حفاظت اسناد الکترونیکی نداریم ، هرچند که دستگاهها و ادارات دولتی اتوماسیون اداری را آغاز کرده اند اما برنامه ای که برای اسناد کاغذی داریم برای اسناد الکترونیک نداریم. این نکته ای بود که می خواستم در فرصت مطالعاتی به آن بپردازم که یکسری کلید واژه را در بحث records research(Digital preservation )جستجو کردم و به پروژه ای بنام Interpares رسیدم که با حضور 25 کشور و 100پژوهشگر در حال انجام است و این شروع اقدام من برای فرصت مطالعاتی بود و در ادامه با مدیر پروژه مکاتباتی داشتم .

نکته ای که باید به آن توجه شود این است که در تقاضا نامه برای پذیرش نوع پیام و درخواست بسیار مهم است چرا که لحن بکارگیری کلمات بسیار مهم است یعنی گاهی کلماتی بکار می بریم که از نظر آنها یک لفظ طلبکارانه است بنابراین برای نوشن درخواست باید از شخصی که با زبان اورجینال یا با فرهنگ آنها آشنایی دارند کمک کرفت و این مسئله در قدم اول بسیار مهم است.

نامه اولیه بسیار مهم و تاثیرگذار است اینکه چگونه ارتباط برقرار کنیم ؟چگونه خود، فعالیتهای که انجام دادیم، تحصیلات، ارتباطات گذشته، جاهایی که کار کردیم و دغدغه هایی که داریم را معرفی کنیم. بعد از پذیرش مسئله مهم دیگر تهیه یک business card است که مشکلات شما کمتر است .

توصیه دیگر اینست که اگر قرار شد در دراز مدت در جایی اقامت داشته باشید محل سکونت را خودتان پیدا کنید تا مطابق شرایط شما باشد.و اینکه اگر با خانواده به این سفر میروید حتما اوقاتی را هم برای خانواده اختصاص دهید چرا که به هرحال آنها نیز در شرایط دوری از کشور و نزدیکانشان به سر میبرند.

در ادامه ایشان به توصیف دانشگاه و امکاناتی که دانشگاه میزبان در اختیارشان قرار داده بودند پرداختند.و توصیه کردند که از امکانات دانشگاه مثل شرکت در کارگاهها، حضور در کلاسها و تعامل با اساتید و دانشجویان استفاد شود.

در ادامه غلامرضا عزیزی، رئيس پژوهشكده اسناد، سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران، گزارش نشست سواربيكا (شوراي جهاني آرشيو، شاخه جنوب و غرب آسيا) را ارائه کرد.

غلامرضا عزیزی گفت: شورای جهانی آرشیو حدود 190 عضو و دارای 10 شعبه منطقه ای است. این شورا شامل آرشیوهای ملی ، موسسات آرشیو و حتی اشخاص علاقمند به آرشیو است.یکی از شعبه های این شورا شعبه جنوب شرق آسیاست.این شعبه در دهه 1970 تاسیس شد و شامل کشورهای ایران، هند، پاکستان، بنگلادش،نپال، بوتان و...است.از زمان پیدایش این شعبه 17 جلسه برگزار شده و دارای هیات رئیسه، مجمع عمومی و خزانه داری است.این شعبه در آغاز خیلی قوی کار کرد و فعالترین عضو مجمع کشور هند بود که نه تنها آرشیو ملی هند بلکه سه آرشیو منطفه ای و 10 الی 12 فرد عضو شدند.هیچکدام از کشورهای دیگر تا امروز به جز آرشیو ملیشان عضویت دیگری ندارند.در ابتدا هر چند سال یکبار جلسات سواربیکا تشکیل می شد تا دهه 90 آخرین نشست در کلمبو بود و تا نزدیک ده سال دیگر جلسه ای برگزار نشد.

در زمانی که دکتر میزایی معاونت اسناد در مرکز اسناد و کتابخانه ملی را برعهده داشتند من بحث اطلاع رسانی را به عهده داشتم که پیشنهاد کردیم یک جلسه سواربیکا داشته باشیم تا این پیشنهاد به عمل نزدیک شود پانزده ماه را طی کرد و خوشبختانه در سال 1387 بعد از چند سال نشست رسمی سواربیکا در تهران برگزار شد. بعد از آن با علاقمندی کتابخانه ملی به فعال سازی سواربیکا به منظور گسترش و توسعه فعالیت های آرشیوی کشورهای منطقه که با چاپ یک کتاب و اختصاص یک سایت همراه بود فعالیت سواربیکا از سر گرفته شد و کشور سریلانکا ابراز تمایل کرد که امسال نشست را برگزار کند (نشست هیات رئیسه).سنتی که سریلانکا برای نشست داشت برگزاری کارگاههایی بود که البته در تهران به صورت اولین همایش آرشیوی کشور برگزار شد و امسال سومین همایش نیز در راه است .

موضوع نشست دو روزه امسال کلمبو اسناد الکترونیک بود.جلسات بسیار فشرده بود.یک روز به جلسه هیئت رئیسه و بازدید از آرشیو ملی و روز دیگر هم برای بازدید از تنها شعبه منطقه آرشیو ملی سریلانکا در شهر دیگر بود.

در کارگاهها حدود 10سخنرانی ایراد شد که عمده ترین سخنران این کارگاه ها خانم یوسف از آرشیو ملی مالزی بود، که درباره 6محور عمده از جمله مدیریت اسناد دولتی ، مدیریت اسناد الکترونیکی در بخش دولتی و... صحبت کردند.

در بحث سخنرانان دیگر مهمترین بحث آرشیو دولتی بود و 6 گزارش نیز درباره وضعیت مدیریت اسناد الکترونیکی کشورهای عضو قرائت شد که بجز ایران، هند و سریلانکا بقیه کشورها حجم عمده گزارش آنها دربار تاریخچه آرشیو کشورشان و حفظ و نگهداری اسناد بود.

نکته قابل توجه این بود که در مراسم افتتاحیه وزیر میراث ملی و منشی رئیس جمهور سریلانکا حضور داشتند و به ایراد سخنرانی پرداختند که نشاندهنده اهمیت دولت سریلانکا برای این نشست و اسناد الکترونیکی سریلانکا بود.

در روز آخر، نشست هیئت رئیسه بود که رئیس شورای جهانی آرشیو(رئیس آرشیو ملی هلند) نیز شرکت داشت.گزارش کشور ایران را من و آقای اشعری ارائه کردیم که شامل دو بخش بود ، بخش اول راجع به تاریخچه مدیریت اسناد الکترونیکی و بخش دوم دولت الکترونیک بود که مورد توجه قرار گرفت.در کل 24 موضوع محور بحث هیئت رئیسه بود و تاثیر بسزای آقای اشعری موجب شد تا رئیس شورای جهانی آرشیو ایشان را به اجلاس بعدی که در پاناما برگزار میشود دعوت نماید.

در انتها نیز دیداری کوتاه از آرشیو ملی سریلانکا صورت گرفت.

پس از سخنرانی آقای عزیزی، دکتر منصوریان عضو هیات علمی دانشگاه تربیت معلم نیز صحبت کوتاهی از تجربیاتشان در سفر مطالعاتی دو هفته ای به فنلاند (دپارتمان کتابداری و اطلاع رسانی شهر تامپره) پرداختند.

در پایان همایش کتاب تبیین مولفه های چشم انداز نهاد کتابخانه های عمومی کشور در افق 1440 بین مدعوین توزیع شد و همچنین تقدیر نامه ای به سخنرانان همایش آقایان دکتر شریف آبادی، عزیزی و دکتر منصوریان از طرف انجمن کتابداری و اطلاع رسانی ایران تقدیم شد.

همایش در ساعت 18/30 دقیقه به پایان رسید.