به گزارش خبرنگار لیزنا، دومین روز گردهمائی مدیران کتابخانه های دانشگاهی ایران در روز پنجشنبه  19 خرداد با برگزاری اولین پانل در موضوع «سیاست گذاری و برنامه ریزی در کتابخانه های دانشگاهی ایران» و با مدیریت دکتر حسن کیانی، عضو هیأت علمی گروه کتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه الزهرا و رئیس کتابخانه مرکزی این دانشگاه آغاز شد.

دکتر کیانی سخن خود را اینگونه آغاز کرد: "همه ما به نوعی با اصل برنامه ریزی و سیاست گذاری آشنایی داریم و در تئوری ید طولانی داریم، حال آنکه در اکثر کتابخانه ها با سیاست گذاری مدونی مواجه نیستیم."

وی افزود: "مدیریت و برنامه ریزی مختص به یک رشته خاص نیست و بر اساس تعریف مدیریت؛ دانش، مهارت و تخصصی است که بتوان در اداره کردن یک محیط و سازمان از آن استفاد کرد. اداره کردن باید عقلایی و منطقی باشد بدان معنا که در فضای فیزیکی متفاوت، برخوردهای متفاوتی داشته باشیم. فاصله بین کشورها تا حدود زیادی به مقوله مدیریت در آنها بر می گردد."

کیانی در ادامه به نظریه تیلور در ارتباط با 7 اصل مدیریت (POSDCORB) اشاره کرد؛ برنامه ریزی Planning  ، سازماندهی Organizing، کارمند گزینی Staffing ، راهنمایی و مدیریت Directing، هماهنگی Coordination،  گزارش دهی Reporting و بودجه بندی (Budgeting) و بیان نمود: "چنانچه این 7 اصل در هر سازمانی و به خصوص کتابخانه ها رعایت گردد در آن صورت مدیریت موفقی خواهیم داشت."

وی در اهمیت برنامه ریزی تصریح کرد: "ابتدا باید بدانیم اهداف کوتاه مدت (object) و اهداف بلند مدت سازمان (goal) کدام هستند. در کتابخانه های دانشگاهی، مدیران با موارد بسیاری از قبیل: طراحی ساختمان، مجموعه سازی، بودجه بندی، اشاعه خدمات روبرو هستند که همه این موارد نیازمند برنامه ریزی می باشد. مثلا، فقط جذب نیروی انسانی نیازمند برنامه ریزی نیست بلکه آموزش مداوم نیز باید در اهداف برنامه ریزی مربوط به نیروی انسانی مورد توجه قرار گیرد."

سیاست گذاری مدون (policy making) از تصمیمات سلیقه ای  جلوگیری می کند

دکتر کیانی در ادامه صحبت های نشست روز قبل مبنی بر جایگاه کتابخانه های دانشگاهی در ایران، اشاره کرد که بسته به همین جایگاه، سیاست گذاری به دو صورت انجام خواهد شد؛ سیاست گذاری متمرکز و سیاست گذاری غیر متمرکز.

وی ادامه داد: به طور کلی در برنامه ریزی یک سری اصول باید رعایت گردد. این اصول عبارتند از؛

• تعیین بهترین شیوه برای اجرای یک برنامه (مثلا در ارتباط با وجین، بهترین شیوه کدام است؟... آیا ازنیروی دانشجویی استفاده شود یا کارمندان کتابخانه، یا بهترین زمان برای وجین، زمان تعطیلی کتابخانه یا ساعات غیر اداری است؟)
• تعیین بودجه لازم برای اجرای طرح ها (بودجه باید کافی باشد، به موقع در اختیار قرار گیرد، قوانین حاکم بر بودجه ها مورد توجه باشد)
• توجه به انتخاب افراد واجد شرایط، افراد ماهر و افراد متخصص (توجه شود که در برخی طرح ها حتما نیروی انسانی تحصیل کرده در کتابداری نیازمند است)

کیانی سه فاکتور ؛ امکانات، بودجه و زمان مناسب همچنین در طرح های کتابخانه ای حائز اهمیت دانست .

همچنین وی با تأکید بر نظر دکتر آزادمهر – دانشگاه صنعتی امیرکبیر- مبنی بر راهبردی بودن نقش مدیر کتابخانه، بیان کرد آنچه در ارتباط با مدیران کتابخانه های دانشگاهی  اهمیت دارد آن است که مدیر کتابخانه صرفنظر از اینکه عضو هیأت علمی باشد یا نباشد، باید در درجه اول یک سیاست گذار ایده آل باشد.

رئیس کتابخانه مرکزی دانشگاه الزهرا در جمع بندی سخنان خود به این جمله بسنده کرد "سیاست گذاری مدون (policy making) از تصمیمات سلیقه ای  جلوگیری می کند".

دکتر سعید رضائی شریف آبادی، رئیس انجمن کتابداری و اطلاع رسانی ایران، در تکمیل سخنان دکتر کیانی به این نکته اشاره کرد که مدیران کتابخانه ها باید بدانند که برنامه های راهبردی آنها باید مدون باشد تا در برنامه های دانشگاه و از آن طریق در برنامه های وزارت علوم راه پیدا کند. ولی آنچه اهمیت دارد آن است که باید از یک جا شروع کرد و با تدوین یک چشم انداز، کم کم برنامه های راهبردی ماهانه به برنامه های سالانه تبدیل شود تا موقعیت کتابخانه ها به روزمرگی و اتلاف هزینه منجر نشود. خصوصا که کتابخانه دانشگاهی در فضائی قرار گرفته است که به محیط خردورزی شناخته شده و در چنین محیطی برنامه ریزی یکی از اصول ارتقاء سازمان است.

در ادامه این نشست برخی از شرکت کنندگان در این گردهمائی به بیان دیدگاههای خود به شرح زیر پرداختند:

• ما وقتی به کتابخانه سر می زنیم می بینیم که حتی برای موارد ساده ای مثل وجین برنامه مدونی ندارند. البته نه اینکه وجین را انجام نمی دهند بلکه اساس نامه ای در این مورد تدوین نشده است.
• من معتقدم که از آنجائی که این سیاست گذاری ها مطابق با برنامه های آموزشی و پژوهشی دانشگاه صورت می گیرد لازم است که به صورت مدون در اختیار معاونت های مافوق قرار گیرد تا ضمانت اجرایی آنها تأمین شود.

در پاسخ به سوألی که از طرف دکتر کیانی مبنی بر اینکه "آیا مدیرانی که در این گردهمائی شرکت کردند سیاست مدونی را در کتابخانه ها دنبال می کنند؟ اگر نه، چه موانعی در عدم سیاست گذاری و پیروی از آن وجود دارد؟"  برخی از حضار چنین بیان کردند؛

• ما طرح های داریم ولی مدون نیست و مانع ما تغییری است که در مدیریت صورت می گیرد. مثلا در دانشگاه ما 3 بار معاون پژوهشی تغییر کرده و این امر منجر به آن شده که سیاست گذاری های کتابخانه برای تدوین به جایی نرسد.
• در کتابخانه حسینیه ارشاد یک آئین نامه وجین هست که هر کتابی چنانچه 100 امتیاز منفی بیاورد، آن کتاب وجین می شود، این شاید الگوی مناسبی باشد که در کتابخانه دانشگاهی از آن استفاده کنیم.
• در دانشگاه ما هر فرد قبل از کسب سمت مدیریت  لازم است که برنامه های راهبردی 5ساله خودش را در اختیار ریاست دانشگاه قرار بده و برای هر سال برنامه راهبردی همان سال را تدوین کند.

انجمن یک نهاد مردمی است جایی نیست که افراد به منظور انجام یک سری وظایف مشخص در آن استخدام شده باشند

همچنین برخی از شرکت کنندگان معتقد یودند که بهتر است انجمن کتابداری یک سیاست کلی برای کتابخانه ها تدوین نماید تا کتابخانه ها براساس شرایط خود آن را برای کتابخانه خود تعدیل نمایند. گرچه نمی توان نسخه کلی برای همه کتابخانه ها داد ولی انجمن می تواند رهنمودهای کلی ایجاد کند.

در پاسخ به این پیشنهاد دکتر رضائی اشاره کرد که انجمن یک نهاد مردمی است جایی نیست که افراد به منظور انجام یک سری وظایف مشخص در آن استخدام شده باشند، لذا افرا به سبب دغدغه ای که در موضوعی خاص دارند دور هم می آیند تا راه حلی برای آن مشکل بیابند، بنابراین در این مورد خاص هم بهتر است کتابداران کتابخانه های دانشگاهی خودشان گام بردارند و یک سیاست کلی طراحی نمایند.

معرفی تجربه موفق SPEC  در آمریکا توسط دکتر ابراهیم افشارزنجانی به عنوان مرکزی که  از سال 1963 به جمع آوری آئین نامه ها، روش کار و سیاست گذاری  می پردازد، پایان گر سخنان این بخش از گردهمائی بود.

بعد از آن نماینده ای از طرف شرکت مهندسی کاواندیش سیستم  به معرفی محصولات این شرکت پرداخت.

پانل دوم در موضوع «مسائل تأمین بودجه در کتابخانه های دانشگاهی ایران» با مدیریت دکتر مظفر چشمه سهرابی، رئیس کتابخانه مرکزی و عضو هیأت علمی دانشگاه اصفهان، و در دو سطح، تأمین بودجه و تخصیص بودجه آغاز شد.

وی مشکلات موجود زمینه بودجه کتابخانه ها را «عدم داشتن یک ردیف مستقل بودجه»، «بودجه کتابخانه، آخرین گزینه در بودجه گذاری معاونت پژوهشی. معمولا به همراه چانه زنی و تقاضا مکرر» و «درآمد زایی در کتابخانه» دانست.

دکتر چشمه سهرابی در ارتباط با مورد سوم – درآمدزایی- به این نکته اشاره کرد که فعالیت ما در کتابخانه بیشتر خدمات زایی است تا در آمد زایی. مثلا در اساسنامه دانشگاه اصفهان چنین آمده است: "بودجه کتابخانه دانشگاه از محل اعتبارات معاونت تحقیقات و فناوری دانشگاه اصفهان تأمین می شود و هر سال تحت ردیف مستقل  پیش بینی و به رئیس کتابخانه دانشگاه اعلام می شود.

فعالیت های درآمدزای کتابخانه عبارتند از:

• دریافت حق عضویت
• جریمه دیرکرد
• درآمدهای ناشی از ارائه خدمات کتابخانه ای و مشاوری
• دریافت هدایا"

بنابراین همانطور که در بالا مشاهده می شود عمده بودجه از معاونت تحقیقات و فناوری دریافت می شود و سوال این است که اگر قرار باشد با التماس برای بودجه برنامه ریزی کرد آیا حتی اگر برنامه ریز ماهری هم باشیم، می توانیم برنامه بودجه ای مناسب مصوب کنیم؟"

دکتر چشمه سهرابی سخنان خود را با نمایش برآورد بودجه کتابخانه های دانشگاه اصفهان در سال 90 به پایان برد و از حضار خواست تا تجربیاتشان را در این زمینه با دیگران سهیم شوند.

برخی از نظرات حاضرین بدین شرح است؛

• در وزارتخانه ما دید مثبتی نسبت به کتابخانه وجود ندارد و چون کتابخانه یک نهاد وابسته است در تقسیم بودجه دچار مشکل هستیم.
• در دانشگاه ما، بودجه ای که دانشگاه اعلام کرده پاسخگو نبوده با این وجود ما از مواردی از قبیل؛ تنخواه ریاست  دانشکده، (grant) اساتید، خیرین دانشکده ساز، صحبت مستقیم با ریاست  دانشگاه، استفاده کردیم.
• در دانشگاه ما این باور وجود دارد که تعیین منابع کتابخانه رابطه مستقیمی با رتبه بندی دانشگاه دارد و از این لحاظ تخصیص اعتبارات به نسبت خوب صورت می گیرد.

در ادامه این همایش، پانل سوم با موضوع «مجموعه سازی و کنسرسیوم های تأمین منابع در کتابخانه های دانشگاهی ایران» به مدیریت دکتر ابراهیم افشارزنجانی، رئیس کتابخانه دانشکده علوم تربیتی و روانشناسی و عضو هیأت علمی دانشگاه اصفهان،  و با محورهای موضوعی «ارزش نمایشگاه: سود ها و زیان ها» و «تأمین منابع آنلاین در قالب کنسرسیوم» انجام گرفت.

«کنسرسیوم: محاسن و مشکلات آن»، «پیشنهاد تجمیع کنسرسیوم وزارت علوم، تحقیقات و فناوری و وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی»، «مشکل اصل کنسرسیوم، ندادن پول از جانب دانشگاه است. پیشنهاد می شود حساب فی مابین تشکیل شود»، «قرارداد کنسرسیوم زمانی مفید خواهد بود که تواتر استفاده از یک منبع وجود داشته باشد در غیر این صورت (e-payment) گزینه بهتری است» و «دانشگاه های کوجک خصوصا دانشگاه هنر با عضویت در کنسرسیوم مقروض می شود و این گزینه مناسبی نیست.» از عمده نتایج مباحث مطرح در میان هم اندیشان بود.

همچنین درخصوص موضوع «آیا نمایشگاه مفید است؟» نظراتی به شرح زیر ارائه گردید:

• در ارتباط با ناشرین داخلی، چون می توانیم در طول سال با  آنها درارتباط باشیم خرید از نمایشگاه گزینه مناسبی نیست.
• در ارتباط با ناشزین خارجی فقط بهتر است اساتید را تشویق کنیم تا از نمایشگاه بازدید کنند و لیست مورد نظر را برای کتابخانه بیاورند تا بعدا خریداری کنیم.
• نمایشگاه یک موهبت است و باید از این فرصت استفاده کرد. خصوصا برای دانشگاه های تهران
• آسیب شناسی دانشگاه تهران نشان داده است که نمایشگاه هم به لحاظ مکان، فرهنگ و مسائل اجتماعی و اقتصادی مشکلاتی دارد.

پایان بخش این همایش دو روزه بحث در ارتباط با ایده «تشکیل دفتر گسترش همکاری بین کتابخانه های دانشگاهی ایران» بود که حاضرین در میان خود 9 نفر را انتخاب نمودند تا با توجه به آنچه در این گردهمائی  بیان شد لزوم تشکیل کمیته ای وابسته به انجمن کتابداری یا انجمنی مستقل به منظور ادامه فعالیت های کتابخانه های دانشگاهی ایران را مورد بررسی قرار دهند.

این گردهمائی دو روزه با حضور مدیران کتابخانه های دانشگاهی ایران و سایر صاحبنظران این حوزه در تالار همایش های دانشگاه هنر اصفهان برگزار شد.

خبرنگار: فائزه مصری نژاد