همايش "مديريت اسناد" در گنجينه اسناد ملي برگزار شد

به گزارش پایگاه خبری کتابداری و اطلاع رسانی ایران (لیزنا) به نقل از وب سایت سازمان اسناد و کتابخانه ملی، دكتر امير مسعود شهرام نيا معاون اسناد ملي سازمان اسناد و كتابخانه ملي در اين همايش با اشاره به چهلمين سال تاسيس اسناد ملي در ايران گفت : امروز (19 مرداد 89) و با توجه به اينكه بر اثر تغييرات مختلف در اكثر كشورها موضوع حفظ، نگهداري و اطلاع رساني اسناد از موضوعات مورد توجه دولت ها و مراكز علمي است ما نيز بايد متناسب با اين تغييرات به جايگاه آرشيو ملي و اهداف قانون تصويب آن نگاه جدي و جديدي داشته باشيم.

وي هدف از تاسيس اسناد ملي را جلوگيري از به فراموشي سپردن اسناد و سعي در اطلاع رساني آنها دانست و گفت: بايد مسئولين اسناد دستگاه ها تلاش كنند اسناد به عنوان نمادي از تلاش ها و تجربيات هر دستگاه در اختيار مديران باشد .
دكتر شهرام نيا به ترميم و نوسازي ساختار اداري كشور در چند سال گذشته اشاره كرد و افزود: در اين تغييرات توجه به بايگاني و بخش هاي اسنادي افزايش يافته است اما بايد همه ما به عنوان فعالان حوزه سند در ادارت و دستگاه ها سعي كنيم كه فرهنگ استفاده و اهميت دادن به اسناد در ميان مديران ارشد گسترش يابد .
معاون اسناد ملي سازمان اسناد و كتابخانه ملي همچنين به موضوع اسناد ديجيتال اشاره كرد و افزود : با توجه به استفاده دستگاه ها از نرم افزارهاي اتوماسيون براي مكاتبات اداري بايد از هم اكنون به فكر تدوين آئين نامه هاي مربوط به اين نوع اسناد باشيم و ما در آرشيو ملي آماده استفاده از نظرات و تجربيات همكاران اسناد در دستگاهها براي تدوين آئين نامه دسترسي و امحاء اسناد الكترونيك هستيم.

وي به بخشنامه معاون اول رئيس جمهور در مورد لزوم توجه به قانون تاسيس اسناد ملي و توسعه اين قانون به اسناد ديجيتالي گفت: قرار است موضوع استاندارد سازي شماره گزاري از مبدأ نامه ها به منظور استفاده در بحث ره گيري مكاتبات و مشخص شدن منشاء صدور اسناد به عنوان بخشي از آئين نامه گردش مكاتبات الكترونيك مورد توجه قرار گيرد.
دكتر شهرام نيا همچنين به فعاليت هاي آرشيو ملي براي اطلاع رساني اسناد و تسهيل دسترسي پژوهشگران و محققين به اسناد ملي اشاره كرد و افزود : بايد با فرهنگ سازي و آشنا كردن اساتيد دانشگاه و دانشجويان سهم سند پژوهي در تحقيقات علمي كشور افزايش يابد.

نرگس محسني فرد مديركل شناسايي و فراهم آوري معاونت اسناد ملي نيز در اين مراسم به برگزاري بيش از 250 جلسه شوراي اسناد ملي در طول 40 سال از تاسيس اسناد ملي در كشور اشاره كرد و افزود : در طول اين دوران 4هزار و 366 رديف از فهرست هاي اوراق راكد دستگاه ها در جلسات اين شورا بررسي و تعيين تكليف شده است .
وي به ارائه مجوز امحاء بيش از 395 ميليون برگ از اوراق زائد دستگاه ها در طول اين دوران توسط شوراي اسناد ملي اشاره كرد و افزود : البته نمونه هاي مكاتبات همه اين اوراق امحاء شده در آرشيو ملي موجود است.

پس از اين سخنان نيز از 5 نفر از كارشناسان اسناد دستگاه هاي مختلف كه در طول سال گذشته با سازمان اسناد و كتابخانه ملي در زمينه تعيين تكليف اسناد راكد دستگاه متبوع خود همكاري كرده اند تقدير شد .
برگزاري دو كارگاه آموزشي با عناوين تعيين استانداردهاي بايگاني اسناد و راهكار براي موانع و مشكلات بايگاني و استانداردسازي فرم ها و فرم نامه ها نيز از ديگر برنامه هاي اين همايش يك روزه بود.