به گزارش خبرنگار لیزنا، نشست « نشست فهرستنويسي اسناد » روز یکشنبه مورخ 18 اردیبهشت 1390 از ساعت 16 و با حضور غلامرضا عزيزي، رئيس پژوهشگاه اسناد، دكتر غلامرضا اميرخاني، مدير كل تنظيم و پردازش اسناد سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران، محسن روستايي، سند پژوه و فهرستنويس اسناد قديمي سازمان و اسناد كتابخانه ملي ايران و علي كريميان، رئيس گروه تنظيم و پردازش اسناد سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران برگزار شد.

در ابتدای اين نشست غلامرضا عزيزي به عنوان دبير جلسه این سوال را مطرح کرد كه فهرست نويسي اسناد به طور عام چگونه است؟

دکتر امیرخانی در پاسخ به این سوال گفت: این بحث از دو بخش تشكيل مي شود؛ فهرست نويسي و اسناد. چيزي كه در ارتباط با اسناد مهم است، بخش فهرست نويسي تحليلي اسناد است. از فهرست نويسي تحليلي در گذشته از لفظ طبقه بندي استفاده مي شد.

در ادامه مطرح شد که در بحث سند بین منابع كتابخانه اي و آرشيو چه تفاوتي است؟ و دکتر امیر خانی در این خصوص گفت: اول اینکه ما در اسناد رده بندي ای كه در منابع كتابي است نداريم. دومین تمايز آرشيو و منابع كتابخانه اي بحث سلسله مراتب در حوزه اسناد است.

وی به شش سطح اشاره کرد 1. منشا، 2. زير منشا، 3. سري (رديف)، 4. زير رديف، 5. پرونده، 6. آيتم يا تك برگ.

در ادامه نشست محسن روستایی ضمن ارائه تعريفي درباره سند گفت: تعريف عرفي از سند؛ نوشته تاريخي است كه در مقام دفاع قابل استناد است. نوشته اي كه با استفاده از آن مي توان دعاوي حقوقي را طلب كرد.

وی افزود: اما معنايي اصطلاحي سند؛ آرشيوي شدن سند است. زماني كه سند مراحل فهرست نوسي را طي مي كند يعني كه اين سند قابليت نگهداري دائم را پيدا مي كند و اين سند اهمييت تاريخي دارد.

وی همچنین گفت: فهرستنويسي بر روي اسناد زماني انجام مي شود كه بخواهيم از اطلاعات درون محتوايي آن استفاده كنيم.

روستایی در ادامه به تقسيم بندي عرفي چهار گانه اسناد اشاره کرد و گفت: اولین آن، اسناد ديوان سالاري است. دوم، اسنادي كه در رده رهبران يك كشور و يا شاهان توليد مي شود. سوم، اسناد اخواني؛ يعني افراد موثري كه در تاريخ با هم مكاتباتي داشتند و نکات تاريخي در آن اسناد وجود دارد و چهارم اسناد حقوقي و مالي است.

در ادامه روستایی در خصوص فهرست نویسی بیان داشت: فهرست نويسي عاملي است كه ما از طريق آن مي توانيم زبان زمان و محتواي درون متني اسناد و پرونده ها  را دريابيم و از آن ها استنباط صحيح داشته باشيم. فهرست نويسي يك فرآيند يك دانش و يك مهارت است.

وی افزود: در فهرست نویسی مهمترين عنصر سند تاريخ سند است. همچنین عامل حياتي براي سند، عنوان سند است که بايد مشخص شود و نیز آگاهي از نوع سند مهم است.

وی خاطر نشان شد که فهرست نويس بايد متوجه شود كه اين سند به لحاظ اقليمي در كجا توليد شده و وابستگي منشا و وابستگي اقليمي مربوط به كجاست.

روستایی گفت: سرشناسه در فهرست نويسي اسناد، منشا سند است، و بیان داشت که آيتم بسيار مهم، چكيده نويسي محتوای سند است.

ايشان با بيان اينكه بهترين لفظ براي فهرستنويسي اسناد لفظ  «تنظيم توصيف» است، گفت: تنظيم در اين تعريف يعني پيروي از دو اصل حفظ منشا و نظم اوليه سند و بخش توصيف سند، نمايه سازي، عنوان نويسي و محتوا نويسي است.

در ادامه غلامرضا عزیزی، دبير جلسه، بیان داشت: فهرستنويسي اسناد در وهله اول زماني مهم است كه تعريف عملياتي از سند ارائه دهيم  و گفت: آيا اجزای سند كمك به تبيین اجزا سند و روشن كردن سند مي كند؟

علی كريميان در این خصوص گفت: مهمترين ركن شناسايي اسناد در فهرست اسناد این است که استنباط ارزشي از سند داشته باشيم. لازم است اجزاي يك برگ از سند به طور دقيق بررسي و آناليز شود و درباره اين سند بتوانيم درست تصميم بگيريم .

وی افزود: عوامل مشهود در شناسايي يک سند؛ این است که  جنس موادي كه سند بر روي آن نوشته شده است تشخيص بدهيم. همچنین لوگو،  آرم يا نشانه اي كه در هر برگ از سند موجود است تشخيص بدهيم نیز تاريخي كه در سند قيد مي شود و سجع و مهر سند که در دوره هاي مختلف متفاوت است، تشخیص داده شود.

وی اضافه کرد: تحميديه در بالاي هر برگ سند، زبان اسناد، نام رجال كه در اسناد آورده مي شود،خطي كه در هر مقطع استفاده مي شود، تواشي و مهر شاه باید تشخیص داده شود.

وی همچنین گفت: نقش نما ها نيز ما را در شناسايي اسناد كمك مي كنند. و افزورد: عواملي كه در شناسايي يك برگ سند دخيل هستند، امضا شناسي است .اهميت يك سند با امضا مشخص مي شود.

در ادامه عزیزی این پرسش را مطرح ساخت که منظور از نظم دروني و نظم بيروني اسناد چيست؟

علی کریمیان گفت: صحت و اعتبار باعث سنديت سند است. ارزش اوليه ارزشي است كه يك سند در اداره در هنگام توليد داشته است و ارزش ثانويه ارزشي است كه افراد غالبا جدا از كساني كه آن سند را توليد كرده به سند می دهند. اين ارزش بر اساس تشكلات آن سازمان بر سند و به خاطر منظور هاي غير از مقصود هاي كه توليد كننده سند به وجود آورده استفاده مي كنند.

عزیزی در ادامه نشست بحث تعريف عملياتي از اسناد را مطرح کرد و  دكتر امير خاني با اشاره به تفاوت كار فهرست نويسي كتاب با سند گفت: اگر سندي بد فهرست شود در واقع فهرست نويس باعث نابودي سند شده است.

اين نشست با پرسش و پاسخ در ساعت 18 به پايان رسید.

نشست مذکور در کارنامه نشر سرای اهل قلم واقع در زیرزمین سالن شبستان مصلی، سالن فعالیت های جنبی، سرای اهل قلم واقع شده است.

خبرنگار: فاطمه محمدمرادی