برنامه های چهارمین دوره کمیته روابط عمومی انجمن کتابداری و اطلاع رسانی ایران مشخص شد   اولین جلسه کمیته روابط عمومی انجمن کتابداری و اطلاع رسانی ایران عصر روز سه شنبه، مورخ 30 شهریور ماه با حضور اعضای آن برگزار شد.  جلسه مذکور با حضور خانم ها مريم اسدي، فرانک زمردپوش، مرضيه حسين پور، مهديه چيت ساز؛  آقايان افشين آقامحمد حسني (از رفسنجان)، اميرمهدي عنبري در محل کتابخانه مرکزی دانشگاه صنعتی شریف برگزار شد.  این جلسه که به مدت سه ساعت به طول انجامید، ابتدا مریم اسدی، مسئول کمیته روابط عمومی دوره چهارم هیأت مدیره انجمن، دیدگاه های خود را در مورد برنامه های کمیته بیان کرد.  لزوم تهيه بانکهاي اطلاعاتي زير با فراهم آوري امکان ورود اطلاعات و روز آمدسازي آنها  توسط خود کاربران (بانک اطلاعاتي کتابخانه هاي سراسر کشور؛ بانک اطلاعاتي مشخصات کتابداران؛ بانک اطلاعاتي گروه هاي کتابداري؛بانک اطلاعاتي اعضائ هيات علمي)- وجود اين اطلاعات از يک سو به برقراري تعامل وارتباط نزديک جامعه کتابداري و اطلاع رساني  کشور با يکديگر کمک نموده و از سوي ديگر مسئولين و مديران محترم جامعه کتابداري را در اخذ تصميمات مناسب و مقتضي ياري مي نمايد. لازم به ذکر است که بخشي از اين اطلاعات با تلاش و پيگيري اعضاء هيات مديره قبلي فراهم شده ، ولي متاسفانه اقدامي در جهت روزآمدسازي آنها  صورت نگرفته است؛ استفاده از رسانه ها و مجراهاي ارتباطي براي اطلاع رساني اخبار جديد در حوزه کتابداري و اطلاع رساني ونيز فراهم کردن زمينه مصاحبه صاحبنظران اين حوزه با خبرگزاري ها و مطبوعات کشور؛ برقراري ارتباط با شاخه هاي استاني و معرفي رابط هاي آنها به مرکز، تشويق دانشجويان جديد الورود به حوزه کتابداري براي عضويت در انجمن  توسط  مدرسين گروه هاي کتابداري در ابتداي هر سال تحصيلي، با فراهم آوري امکاناتي از قبيل عضويت رايگان اين افراد در انجمن به مدت يک سال تحصيلي ؛ ارسال فرم عضويت انجمن براي سازمان ها؛ ارائه برنامه هاي جانبي در همايش هاي ماهانه انجمن؛ ارسال نامه به انجمن هاي دانشجويي براي معرفي رابطين آنها به انجمن  و اطلاع رساني توسط اين رابطين در  دانشکده هاي مربوطه؛ فراهم آوري کانال هاي ارتباطي مناسب براي دريافت پيشنهادات و انتقادات کتابداران به هيات مديره ؛ اعلام  فراخوان موضوعات همايش ها و کارگاه ها؛ 10. تهيه پرسشنامه درخصوص انتظارات کتابداران  از وب سايت انجمن؛ 11. تهيه چک ليستي از فعاليت ها و وظايف کميته روابط عمومي؛ 12. امکان ايجاد زبان هاي ديگر از جمله زبان انگليسي در وب سايت انجمن به منظور معرفي انجمن و فعاليت هاي آن به کاربران خارجي سپس حاضران در جلسه نظرات و ديدگاه هاي خود را بيان نموده و  پيشنهاداتي را  نيز ارائه کردند: با توجه به اهميت فراوان وب سايت در جلب مخاطبين، لازم است اصلاحات  اساسي در ساختار وب سايت انجمن صورت گيرد؛ ايجاد مجراهاي جديد ارتباطي از قبيل استفاده از امکانات شبکه هاي اجتماعي، ايجاد يک وب سايت روزآمد و پويا، ايجاد ارتباط با ساير خبرگزاري هاو...، به منظور تعامل هر چه بيشتر کتابداران با يکديگر و نيز ارتباط کتابداران با افراد در ساير رشته ها  ضروري به نظر مي رسد. وابستگي کتابداران به وبلاگهاي گروهي و گروه بحث مشهد سبب بوجود آمدن جامعه اي دسته بندي شده در جامعه کتابداري شده و اين جز فعاليتهاي انجمن است تا با استفاده از فناوريهاي نوين، وب سايت کامل و جامع و برقراري ارتباطات مفيد و موثر در جذب کاربران نقشي محوري در رفع اين جو بوجود آمده بازي نمايد. لازم است شاخه هاي استاني موظف شوند گزارش عملکرد، برنامه ها و فعاليتهاي خود را در ازاي خدماتي که از انجمن دريافت مي نمايند براي رياست انجمن ارسال نمايند و همچنين پيشنهاد شد از سوي رياست انجمن اين شرح وظايف براي هر کدام از اين شاخه ها يا کميته ها به صورت دستورالعمل ارسال شود تا در صورت کوتاهي در انجام وظاف مواخذه شوند. در صورت عدم فعاليت شاخه هاي استاني ، در مورد کاهش يا قطع بودجه آنها تصميم گيري شود به منظور جذب حداکثري دانشجويان جديد الورود و تشويق آنان براي عضويت در انجمن، عضويت در سال اول براي اين گروه مجاني باشد و بدين منظور از پتانسيل ادکا نيز براي تحقق اين امر بهره گرفته شود. اطلاع رساني مداوم و شفاف در مورد شرايط عضويت در انجمن و پيگيري عضويت ها، ارائه به موقع کارت ها، مدت اعتبار آنها و  نيز نحوه تمديد عضويت صورت گيرد . همچنين پيشنهاد شد حق عضويت و مبلغ آن براي گروه هاي مختلف بررسي شود. ايجاد امکانات رفاهي براي اعضاي انجمن، از قبيل تخفيف کارگاه هاي آموزشي، تخفيف خريد کتاب از ناشران حوزه کتابداري و.... مورد بررسي مجدد قرار گيرد؛ سازمانها به عضويت در انجمن با در نظر گرفتن تسهيلاتي از قبيل تخفيف گروهي در شرکت در کارگاه هاي آموزشي ، ارائه گواهي نامه معتبر تشويق شوند. به منظور هر چه جذاب تر نمودن همايش ها مي توان از  برنامه هاي جانبي  از قبيل نمايش يا قرائت متون طنز، نصب پوسترهاي تبليغاتي و آموزشي و ارائه فعاليت هاي انجمن هاي دانشجويي کتابداري استفاده نمود. وجود مجري مسلط نيز موجب ارائه بهتر کيفيت همايش خواهد شد.. به منظور هماهنگي در برنامه ارائه همايش ها پيشنهاد شد به هر سخنران دستورالعملي در خصوص قوانين و مقررات همايش از جمله نحوه ارائه پاورپونت، زمان لازم براي ارائه وساير موارد داده شده و امکانات مورد نياز سخنران  نيز از قبل پيش بيني شود؛ لازم است در تمامي بخشهاي داخلي کميته ها چنين استانداردها، قالبها و استانداردهايي را تدوين و اجرايي  نماييم که پيشنهاد مي شود  کاري گروهي براي استاندارد سازي تشکيل گردد. 10. ساختاري در وب سايت به منظور دريافت پيشنهادات و نظرات مخاطبان در مورد وب سايت ايجاد شود ؛ 11. ارتباط تنگاتنگ با ساير کميته هاي انجمن  و تعيين شرح وظايف هر يک از اعضا در اين کميته ها صورت گيرد ؛ 12. ؛ دعوت از دانشگاه ها براي ايجاد يک گزارش تصويري در نشست هاي ماهانه 13. برگزاري گردش هاي علمي در جهت افزايش مخاطبان فعال انجمن 14. برگزاري کارگاه خبرنگاري براي ليزنا در جهت همکاري انجمن با اين خبرگزاري 15. ايجاد پرسشنامه براي نيازسنجي ازمخاطبان وب سايت و بحث امکان سنجي و استخراج قابليتها و نيازهاي مد نظر براي يک وب سايت مفيد هم مطرح شد 16. ازساير متخصصان درحوزه هاي مورد نياز از جمله  فناوري اطلاعات در جلسات کميته ها و هيات مديره دعوت به عمل آيد؛ 17. و به عنوان مهمترين نکته، از آن جا که  بسياري از فعاليت هاي روابط عمومي از طريق يک وب سايت خوب و منعطف با  امکانات تعاملي امکان پذير خواهد بود، لذا  اين امر تسريع در تصميم گيري در خصوص تغيير و اصلاح وب سايت انجمن را مي طلبد. در پایان این جلسه، مسئولیت هر یک از اعضا جهت پیگیری مصوبات جلسه مشخص گردید .