به گزارش لیزنا، اولین نشست از سلسله نشستهای کارنامه نشر سرای اهل قلم روز گذشته 13 اردیبهشت 1391 با موضوع «دسترس پذیری اسناد: موانع و مشکلات» و با حضور غلامرضا امیرخانی (مدیرکل تنظیم و پردازش اسناد کتابخانه ملی)- غلامرضا عزیزی (معاون اسناد ملی)- سوسن اصیلی (رئیس مرکز اسناد کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد کتابخانه دانشگاه تهران)- بهناززرین کلکی (مدیرکل اطلاع رسانی وارتباطات سازمان اسناد کتابخانه ملی) از ساعت 14 آغاز شد.

• · محدودیت های دسترسی به اسناد

طی این نشست عزیزی گفت: دربین نهادهای اطلاع رسانی آرشیوهای ملی نسبت به سایر نهاد های اطلاع رسانی محدودیت هایی دارند که از میان آنها «محدودیت های امانت گذاری»، «حریم شخصی (پرونده های پزشکی افراد)»، «مسائل وپرونده هایی که امانت گذارمحدودیت دسترسی برای آن اعلام کرده است» و «محدودیت اطلاعات اصل سند» از جمله محدودیت های دسترسی محسوب می شوند.

وی افزود: مواردی نیز وجود دارد که هیچ دسترسی اعلام نشده ولی تمام آرشیوهای ملی برای خود محدودیت های دیگری در نظر می گیرند.

درادامه سوسن اصیلی گفت: مسائل دیگری در آرشیوها نیز هست؛ مانند: اسناد خصوصی (اسناد خانواده ها،...) که علاوه براین محدودیتهای مطرح شده، محدودیت های در اختیارگذاری هم وجود دارد.

وی افزود: خودِ اسناد دچار مسائلی مانند تنوع در موضوع وسازماندهی آنها هستند و مسأله مهمی که در زمینه ارائه اسناد داریم «نمایه سازی اسناد» است که مراجعه کننده باید بتواند اسناد را بازیابی کند. مستند کردن ونمایه سازی اسناد کار پیچیده ای است.

تأکید بر استفاده از اصطلاحنامه ها برای یکدست سازی سازماندهی اسناد

رئیس مرکز اسناد کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد کتابخانه دانشگاه تهران در ادامه تصریح کرد: برای اینکه تمام اسناد ما یکدست باشند استفاده ازاصطلاحنامه ها کمک می کنند تا به استانداردهای لازم برسند که البته این وظیفه آرشیو ملی است. اسناد مانند کتابها نیستند که بتوان براحتی آنها را جستجو کرد بلکه نیاز به بررسی دارند وامیدوارهستیم این یکدستی درآینده ایجاد شود.

• · در حوزه اسناد آرشیوی شاگردپروری صورت نگرفته است

امیرخانی گفت: درحوزه اسناد تاریخی و قدیمی و اسناد آرشیوی، شاگردپروری صورت نگرفته است و اکثر افراد شخصی کار کرده اند واین ذوقی کارکردن، نوعی انحصارطلبی ایجاد می کند.

• · جای خالی یک چهارچوب شفاف برای اطلاع رسانی در حوزه اسناد

در ادامه زرین کلکی درباره دسترس پذیری اسناد گفت: هیچ جای دنیا دسترس پذیری را به صورت آزاد ومطلق ندارند. کی(چه کسی)، کجا، کی(چه وقتی) سه فاکتوری هستند که اطلاع رسانی ما را شکل می دهند. جای یک چهارچوب شفاف برای اطلاع رسانی خالی است.

وی افزود: در برخی موارد بعضی اسنادی وجود دارند که در داخل آنها مسائلی که به ایجاد محدودیت نیاز دارند، وجود دارد. حفظ آبروی افراد یکی از مواردی است که باید دربخش اطلاع رسانی خود، درنظربگیریم. دربرخی موارد هم ممنوعیت دسترسی داریم وآنجا جایی است که به دین ما و جامعه ما لطمه می زند و در نتیجه باید روشی را پیش بگیریم که اطلاع رسانی را شفاف و به همه کس البته با شرایط جامعه ومحدودیت پذیری آن جامعه در دسترس همه قراردهند. اطلاع رسانی نباید به افراد خاص جمعیت ایران تعلق بگیرد- البته با حفظ ضوابط و محدودیتها.

در ادامه امیرخانی در سوالی پرسید: در قانون تصريح شده كه سازمان های دولتی موظف اند اسناد خود را بعد از40 سال به اسناد ملی تحویل دهند. حال از كجاي اين قانون استفاده شده كه اسناد ملي بعد از 40 سال اجازه دارد تا اسناد را در اختيار مراجعان قرار دهد؟ ممکن است ما به تمام قوانین پایبند باشیم و خوب سرویس دهیم اما برعکس آن هم وجود دارد که پایبند به قوانین باشیم وسرویس دهی خوبی نداشته باشیم. دربین خود ما کتابداران، آرشیویست ها، سندداران اصل بر سرویس ندادن است درصورتی که ما باید دسترس پذیری را راحت ترکنیم.

عزیزی گفت: یکی از وظایفی که شورای اسناد سازمان دارد تدوین آیین نامه ای است که افراد می توانند به اسناد آرشیوی دسترسی پیدا کنند. در حال حاضر محدودیت تنظیم وتوصیف وجود دارد که اسناد بعد از تنظیم وتوصیف باید دردسترس کاربران قرارگیرند. که البته این 40 سال منبع قانونی دارد که صلاح است برخی منابع در دسترس قرارنگیرند.

سپس امیرخانی پرسید: کتابخانه مرکزی دانشگاه تهران جدیدا چه رویکرد وسیاستی پیش گرفته است؟

اصیلی گفت: با کارهایی که کتابخانه جدیدا انجام می دهد سرویس دهی راحت شده است.ولی در دنیای جدید، مخاطبان ما عوض شده اند. درگذشته بیشترین مخاطبان ما اساتید بوده اند ولی الان با وجود رشته هایی که به بررسی اسناد می پردازند، بیشترین مراجعان ما دانشجویان کارشناسی ارشد و دکتری هستند که این خود به خود باعث می شود که ما هم تلاش کنیم که در حوزه وسیع تری ارائه خدمات کرده و سرویس دهی را راحتتر بگیریم و با وجود سرگرمی های زیادی که الان در جامعه داریم باید به کسی که آزادانه به ما مراجعه می کند احترام بگذاریم و دسترسی را راحتتر کنیم.

درادامه زرین کلکی گفت: نسل جدید ما می خواهند هم ارزش اسناد را حفظ کنند و هم دسترس پذیر نمایند چون نسل دوره انفجار اطلاعات هستند. این تغییر دیدگاه مربوط به تغییر دیدگاه جهانی است و ما هم تابع این تغییر هستیم.

امیرخانی گفت: بحث ما روی دسترس پذیری کتب نفیس ونسخ خطی است که دسترس پذیری چگونه است، ما پیشنهاد می کنیم که موانع دسترس پذیری را برداریم. مثلا کتابخانه ملی که قراراست کتابی به امانت ندهد پس چرا دسترس پذیری را برای تمام افراد نگذارد؟!

اصیلی در پایان گفت: از مهر سال جاری رشته ای با نام مطالعات آرشیوی دربرخی دانشگاه ها و دانشکده کتابداری دانشگاه تهران در مقطع کارشناسی ارشد دانشجو می پذیرد که علاقه مندان به مطالعات اسناد وآرشیو می توانند دراین رشته ادامه تحصیل دهند.

نشست «دسترس پذیری اسناد: موانع و مشکلات» در ساعت 15:15 به پایان رسید.

نشستهای کارنامه نشر سرای اهل قلم بيست ‌و پنجمين نمايشگاه بين ‌المللي كتاب تهران در مصلی امام خمینی (ره)، شبستان اصلي، نيم طبقه دوم، انتهاي سالن ناشران خارجي، سراي كارنامه نشر برگزار می شوند و شرکت در آن برای عموم علاقه‌مندان آزاد است.

گزارش: مهدیه میرحسینی