دکتر جعفر مهراد، رئیس مرکز منطقه ای اطلاع رسانی علوم و فناوری در گفتگو با لیزنا با اعلام این خبر افزود: امروزه با توجه به گسترش روزافزون منابع اطلاعاتی و فناوری اطلاعات، نیاز به طراحی سیستم های الکترونیکی می باشد تا از آن طریق بتوان منابع اطلاعاتی را با دقت و سرعت مضاعف در اختیار پژوهشگران قرار داد. بنابراین با توجه به نیازها و شرایط موجود، به منظور ثبت، پردازش و اشاعه مقالات گردهمائی های علمی، سیستمی یکپارچه تولید گردید تا بدین وسیله برگزار کنندگان گردهمائی ها بتوانند به صورت الکترونیکی (آنلاین) دقیق و سریع مقالات ارائه شده در آن گردهمائی را در این سامانه ثبت کنند.
وی درخصوص امکانات و نحوه عملکرد سامانه ثبت گردهمایی های علمی ایران گفت: در این سامانه، فرآیند ارسال بدین صورت می باشد که ابتدا کاربران آن (برگزارکنندگان گردهمائی ها) برای عضویت در سامانه درخواست خود را ارسال می کنند، سپس برای هر کاربر، نام کاربری و رمز عبور اختصاصی تولید می شود و کاربر می تواند با وارد کردن نام کاربری و رمز عبور خود، وارد صفحه اختصاصی خود شود. برای کاربر این امکان وجود دارد تا در صفحه اختصاصی خود، گردهمائی های برگزار شده و سپس مقالات ارائه شده در آن گردهمائی را ثبت کند. در صفحه نخست، کاربر می تواند برای ثبت مشخصات یک گردهمائی، اطلاعات نظیر: عنوان، موضوع، مشخصات برگزارکننده، محل و تاریخ گردهمائی و غیره را ثبت کند. سپس در مراحل بعد و پس از ثبت اطلاعات گردهمائی، کاربر بایستی اطلاعات مقاله های مربوط به آن گردهمائی را به صورت مجزا وارد کند.
دکتر مهراد در ادامه بیان کرد: در ابتدا برای گردهمائی ثبت شده یک کد انحصاری تولید می گردد و در مراحل ثبت مقالات، سیستم با توجه به تعداد مقالات وارد شده در مرحله اول، به صورت خودکار، شماره مقاله ای را که کاربر بایستی وارد کند را تولید و برای آن یک کد انحصاری مشخص کرده و به کاربر اجازه می دهد تا برای آن مقاله اطلاعاتی شامل: عنوان مقاله، عنوان به زبان دیگر، فایل تمام متن مقاله، نوع ارائه، زبان ارائه، مشخصات نویسندگان، چکیده ها، کلیدواژه ها، نمایه موضوعی، منابع و غیره را وارد نماید.
سرپرست پایگاه استنادی علوم جهان اسلام درباره ویژگی های سامانه به لیزنا گفت: این سامانه به صورت بهینه و کاملا پویا طراحی شده است. به نحوی که کاربر می تواند اطلاعات یک گردهمائی را در مراحل مختلف (زمانهای متفاوت) وارد سامانه کند. در این سامانه در هر مرحله از فرآیند ارسال که ارتباط به هردلیل مانند قطعی برق، قطعی اینترنت، توقف کار توسط کاربر و غیره متوقف شود، اطلاعات ثبت شده تا لحظه قطع برنامه، ذخیره شده باقی می ماند و کاربر می تواند در زمان های آتی، پروسه تکمیل اطلاعات آن شماره از گردهمائی را ادامه دهد.
دکتر جعفر مهراد در پایان تأکید کرد: با ثبت مقالات ارائه شده گردهمائی ها در این سامانه، می توان اشاعه منابع اطلاعات علمی-پژوهشی را بهتر، سریعتر و دقیق تر نمود.