به گزارش لیزنا، براساس اعلام روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، امروزه با رشد روزافزون تولید اطلاعات در قالب‌های مختلف و تغيير شكل اسناد از قالب كاغذی به قالب الكترونيكی، فراداده به‌عنوان يكي از مهم‌ترین و چالش‌برانگیزترین مباحث در حوزه مديريت اسناد الكترونيكی در نظر گرفته می‌شود.

فراداده در تمام مراحل مختلف چرخه حیات اسناد الکترونیکی، از تولید تا تعیین‌تکلیف، نگهداری، بازیابی و امحا، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است؛ زیرا اطلاعات زمينه‌ای مورد‌ِنياز برای درك اينكه مجموعه مشخصی از داده‌ها، اطلاعات يا يك سند، چگونه، چه زمان و توسط چه كسی توليد، جمع‌آوری يا دريافت‌شده و اطلاعاتی راجع‌به قالب آن‌ها، با استفاده از فراداده‌ها ارائه می‌شود. از آنجا كه انواع مختلفی از فراداده‌ها وجود دارند كه در حيطه‌های مختلف کاربرد دارند، استفاده از فراداده‌های یکپارچه در تمام دستگاه‌ها و ادارات امکان یکسان‌سازی روش‌های مديريت اسناد الكترونيكي آرشيوكردن آن‌ها به بهترين نحو را فراهم می‌آورد تا دسترسی و بازيابی اطلاعات تسهيل شود.

با توجه به اینکه هدف اصلی آرشیو ملی، جمع‌آوری تمام اسناد تولیدشده در دستگاه‌ها و سازمان‌های کشور به‌منظور حفظ و نگهداری بهینه این اسناد به‌شکلی است که امکان بازیابی و استفاده از آن‌ها در آینده وجود داشته باشد، ورود سازمان اسناد و کتابخانه ملی به مسئله تدوین دستورالعمل‌ها و استانداردهای یکپارچه برای به‌کارگیری صحیح فراداده‌های اسناد الکترونیکی ضروری به‌نظر می‌رسید تا با همسان‌سازی روش‌های تولید اسناد الکترونیکی در ادارات، سازمان‌ها و مؤسسات دولتی، مراحل بعدی مدیریت اسناد الکترونیکی از جمله تعیین‌تکلیف و نگهداری آن‌ها، سامان پیدا کند.

در این راستا، اولین اقدام تدوین و چاپ کتاب «فراداده‌های ضروری برای تولید اسناد اداری» از سوی کارگروه تشکیل‌شده در معاونت اسناد ملی در سال 1393 بود. با توجه به اهمیت نقش فراداده‌ها در مراحل مختلف مدیریت اسناد الکترونیکی، موضوع تدوین فراداده‌های تعیین‌تکلیف و نگهداری اسناد الکترونیکی، ضروری به‌نظر می‌رسید.

 کتاب حاضر که حاصل انجام طرح پژوهشی با همین عنوان در پژوهشکده اسناد است فراداده‌های موردنیاز در مراحل تعیین‌تکلیف و نگهداری اسناد الکترونیکی را معرفی می‌کند.

 در این کتاب فراداده‌هايی معرفی می‌شوند که در فرایند مدیریت اسناد الکترونیکی به آن‌ها نیاز است. مجموعه فراداده‌های تولید، تعیین‌تکلیف و نگهداری اسناد الکترونیکی که در این کتاب معرفی شده‌اند شامل 27 خصوصيت اصلی است كه 9 مورد از آن در رويكرد اجرايی چند موجوديتی براي همه موجوديت‌ها اجباری، 11 خصوصيت وابسته‌به‌شرايط و 7 خصوصيت اختياری هستند. در مجموع 49 خصوصيت فرعی نیز معرفی شده‌اند.

این کتاب را زهرا ضرغامی و غلامرضا عزیزی زیر نظر فریبرز خسروی تالیف کرده‌اند که به زودی توسط انتشارات سازمان اسناد و کتابخانه ملی منتشر می‌شود.