فرای کتابخانه، نقش کتابداران در فعالیت‌های پژوهشی

لیزنا (گاهی دور / گاهی نزدیک 108):مهدی زاهدی، دانشجوی دکتری علم اطلاعات و دانش شناسی دانشگاه فردوسی مشهد:  در فاصله زمانی نیمه آبان تا آذر هر سال کتابداران بنا به چند مناسبت خاص، فعالیت‌های بسیاری انجام می‌دهند. یکی از این مناسبتها که در سالهای اخیر رنگ و جلای بیشتری گرفته، «هفته پژوهش» است.

تقریبا آنچه که در هفته پژوهش در طی سالیان متمادی توسط کتابداران انجام شده تنها معطوف به کتابخانه‌ها و برنامه‌های آن‌ها بوده است. گرچه در حالت معمول انجام چنین فعالیت‌هایی بسیار مناسب است اما با توجه به تغییرات درس‌های رشته و سرفصل‌های آموزشی آن، می‌توان به فراخور مهارت‌ها و توانمندی‌های کتابداران از فرصت‌هایی مانند هفته پژوهش استفاده کرد و عرصه‌های نوین خدمت رسانی به جامعه مخاطب را گسترش داد.

 دانشگاه‌ها طی فرایندهای سالیانه و یا با بازه زمانی خاص، فعالیت‌های پژوهشی اعضاء هیأت علمی خود را بررسی می‌کنند. بررسی‌های مربوط به کارنامه سالانه عضو هیأت علمی در فرایندی به نام ترفیع بررسی می‌شود. بحث ارتقاء هم مربوط به تغییر رتبه دانشگاهی عضو هیأت علمی است[1]. با توجه به حجم و گستره فعالیت‌ها و مدارک مورد بررسی در طی دو فرایند پیش گفته، بسیاری از دانشگاه‌ها، فرایندهای پژوهشی خود را به صورت سیستم‌های خودکار درآورده‌‎اند. در این سیستم‌های خودکار، مشابه تمامی فرایندهای مدیریت اطلاعات باید مجموعه‌ای از اطلاعات از عضو هیأت علمی گرفته شود و سپس در طی یک چرخه از پیش تعیین شده و مشخص، کنترل و بررسی شوند. برخی از دانشگاه‌ها با توجه به آگاهی از فرایندهای اشاعه اطلاعات بر روی وب و شیوه‌های سنجش‌ و ارزیابی وبی، چرخه پژوهشی خود را در بستر مخزن سازمانی انجام می دهند.

آن چه که در این نوشته کوتاه مدنظر است، تبیین الگویی جدید برای توسعه فعالیت‌ کتابداران در عرصه‌ پژوهشی دانشگاه‌ها و مؤسسات آموزش عالی در محیط خارج از کتابخانه است. این الگو برمبنای روند رو به رشد خودکارسازی فرایندهای پژوهشی دانشگاه‌ها در بستر اجرایی مخازن سازمانی اجرا می‌شود.

 مخزن سازمانی، نظام آرشیوی دیجیتال شامل مجموعه‌ای از پایگاه‌های مرتبط و یکپارچه است که در یک بخش از یک سازمان و یا در سازمان بطور کلی ایجاد و نگهداری می‌شود. این مخزن بستری برای گردآوری، ذخیره‌سازی، حفاظت و نگهداری و اشاعه، یا به بیانی کلی مدیریت اطلاعات تولید شده توسط سازمان و نیز دسترس‌پذیر ساختن آن به شمار می‌آید (پریرخ و زاهدی، 1390). مطالعات مرتبط با مخزن سازمانی مدتی است در پژوهش‌های متعدد مورد توجه قرار گرفته است. این بررسی‌ها چه در خارج از کشور (با پیشینه بیش از ده سال) و چه در داخل کشور (طی چند سال اخیر)، مبین چند نکته هستند. یکی از نکات بسیار مهم آن نقش کتابخانه‌ها و کتابداران در فرایندهای مخزن سازمانی است. در ادامه به تبیین این مفهوم پرداخته می‌شود.

فرایند واگذاری مدرک در مخزن سازمانی: وضعیت فعلی، چشم انداز آینده

اساس کار در مخازن سازمانی، خودآرشیوی[2] است؛ یعنی فرایندی که در آن خود فرد یا همان عضو هیأت علمی اقدام به ثبت اطلاعات خود می‌کند. این فرایند در شکل 1 نشان داده شده است.

شکل 1. جریان کاری ساده در یک مخزن سازمانی بدون میانجی[3] ( “Self-archiving and Mediated Deposit,” 2009)

فرایند ثبت اطلاعات در مخزن سازمانی بسیار مشابه با ثبت اطلاعات در سیستم‌هایی است که کتابداران مدت‌های مدید انوع منابع اطلاعاتی را در آن‌ها ثبت کرده‌اند. بنابراین تخصص آن‌ها در فرایند مدیریت محتوا و اطلاعات، برای کاربران و در جامعه علمی اثبات شده است. به همین دلیل در برخی از دانشگاه‌ها، کتابداران در فرایند واگذاری اطلاعات در مخزن سازمانی نقش مفید و مؤثری ایفا می‌کنند. در این حالت، جریان کاری مخزن سازمانی به صورت شکل 2 اجرا می شود.

 شکل 2. جریان کاری ساده در یک مخزن سازمانی با میانجی (همان)

با این حال، اگر کتابداران توانمندی‌های بیشتری داشته باشند فرایندهای قابل انجام توسط آن‌ها در یک مخزن سازمانی می‌تواند گسترش یابد؛ یعنی در واقع در شکل 3 یک کتابدار هم می‌تواند نقش ثبت کننده محتوای غنی را داشته باشد و هم به عنوان مدیر سیستم فعالیت کند.

شکل 3. جریان کاری پیچیده در یک مخزن سازمانی با میانجی (همان)

پس از مرحله ورود، ثبت و تکمیل داده‌ها در کاربرگه‌ها، اطلاعات  وارد سیستم‌های پژوهشی دانشگاه و فرایندهای خاص ارزیابی می‌شوند. برای نمونه می‌توان الگوی شکل 4 را مدنظر قرار داد.

 شکل 4. چرخه ساده خدمات پژوهشی در دانشگاه‌ها

نقش‌ و مهارت‌های لازم کتابداران[4]

نقش کتابداران با توجه به همکاری آن‌ها با متخصصان فناوری اطلاعات و استادان دانشگاه رو به گسترش است (Horwood and Sullivan, 2004). یک مخزن سازمانی کارآمد، بدون شک حاصل همکاری مؤثر میان کتابداران، مدیران فناوری‌های اطلاعاتی، آرشیویست‌ها، اعضای هیأت علمی، مدیران و رهبران دانشگاه‌ها و سازمان‌های علمی- پژوهشی است (Lynch, 2003). در همین راستا، کتابخانه‌های دانشگاه صنعتی ماساچوست (ام آی تی)^[5] در نوامبر سال 2002 برای ساخت یک مخزن سازمانی پیش قدم شدند (Smith et al., 2003). تا اینجا مشخص شد که نقش کتابداران در رابطه با مخازن سازمانی حیاتی و اجتناب‌ناپذیر است. اما وسعت فعالیت‌های آن‌ها وابسته به مسئولیت‌هایی است که در این رابطه قبول می‌کنند.

نقش‌های کتابخانه‌ها و کتابداران در زمینه راه‌اندازی و پشتیبانی از مخازن سازمانی به صورت خلاصه عبارتند از:

ü     تشویق همکاران سازمانی و دیگران به ارائه تحقیقات و یافته‌ها جهت انتشار در این بستر؛

ü     برگزاری کارگاه‌های آموزشی برای آشنایی جامعه استفاده کننده با این محمل؛

ü     توصیه به اعضاء دانشگاه درباره رعایت حق مؤلف و تبیین انواع خط مشی‌های مربوط به مخزن سازمانی؛

ü     تبدیل مدارک به یک قالب مناسب و پذیرفته شده نظیر HTML یا PDF یا XML جهت درج در مخزن سازمانی؛

ü     بارگذاری مدارک بر روی مخزن سازمانی از طرف مؤلفان به دلیل نداشتن  وقت و یا توانایی کافی آن‌ها در این زمینه؛

ü     بررسی و انتخاب فراداده مناسب جهت نگهداری مدارک؛

ü     کمک به ایجاد خط مشی‌ها و دستورالعمل‌های مورد نیاز برای فعالیت مخازن سازمانی؛

ü     کمک به طراحی رابط کاربر مخازن سازمانی برای استفاده آسان و مؤثر از آن؛‌

ü     فعالیت به عنوان عامل و ترویج دهنده تغییر و تحول با تبلیغ استفاده از مخازن سازمانی توسط اعضای هیأت علمی و دانشجویان؛

ü     آموزش کاربران و تهیه راهنماهایی جهت استفاده و جستجوی مخازن سازمانی؛

ü     کمک به کاربران محلی و دوردست در استفاده از مخازن سازمانی؛ و

ü     پاسخ‌دهی به سؤال‌ها درباره خط مشی‌ها و دستورالعمل‌های مخازن سازمانی و استفاده از مخازن برای پاسخگوئی به سؤال‌های مرجع.

مجموعه نقش‌های ذکر شده هنگامی قابل اجرا و موفق خواهند بود که دانش تخصصی کتابداران ارتقاء یابد. به دلیل ماهیت چند وجهی مخازن سازمانی و پیاده‌سازی آن‌ها، دانش چندوجهی نیز ضروری است. بر همین اساس کتابداران باید از مجموعه مهارت‌ها و تخصص‌هایی برخوردار باشند که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره می‌شود:

ü     داشتن تخصص موضوعی برای آگاهی از فرهنگ نشر رشته‌های مختلف و شناسایی دارائی‌های علمی سازمان‌ها و دانشگاه‌ها؛

ü     مهارت طراحی پایگاه‌های اطلاعاتی برای طراحی منطقی و معماری داده‌های وارد شده به پایگاه جهت کاربردهای مختلف در سطوح سلسله مراتبی سازمان و خارج از آن برای اطلاع‌رسانی؛

ü     مهارت سازماندهی اطلاعات و ایجاد و توسعه فراداده برای استاندارد کردن فرایند ثبت داده‌ها به منظور افزایش دقت داده‌ها و سهولت جستجو و دسترس‌پذیری؛ و

ü     مهارت‌های ارتباطی برای عرضه مخزن سازمانی به اعضای هیأت علمی و مدیران و همکاران سازمانی و دانشگاهی.

بنابر آنچه گفته شد تنها با ادعای واهی و عدم تسلط بر دانش نوین و مخصوص به مخازن سازمانی نمی‌توان نقشی در این رابطه برای کتابداران متصور شد. کتابداران می‌توانند از سه راه در رابطه با مخازن سازمانی فعالیت نمایند. البته هر کدام از این نقش‌ها به مهارت‌هایی نیاز دارد که کتابداران باید واجد آن‌ها باشند:

الف. سطح کلان و مدیریتی مخزن؛

ب. سطح ترویجی، آموزشی و اشاعه مخزن سازمانی در محیط سازمان و خارج از آن؛ و

ج. نقش عملیاتی به عنوان واگذار‌کننده اطلاعات به سیستم و بررسی کننده امور فنی آن.

انجام هر کدام از این موارد، مستلزم وظایف ویژه‌ای است. به عنوان مثال در رابطه با مورد اول، کتابدار باید با انواع دستورالعمل‌ها، برنامه‌های راهبردی، نحوه رهبری و مدیریت، اداره و برنامه‌ریزی‌ها و ... آشنا باشد تا به صورت همه جانبه تمامی موارد مد نظر یک سازمان از داشتن یک مخزن را در فضای رقابتی آموزش عالی در نظر داشته و آینده‌نگر (وضع موجود و آینده) باشد.

تجربه نگارنده متن در انجام بخشی از فعالیت‌های حوزه پژوهش و فناوری (فرایندهای ترفیع و ارتقاء و ...) نشان می‌دهد که فارغ التحصیلان رشته بخصوص در مقاطع ارشد[6]، توانایی ایفای نقش در فرایند مدیریت امور پژوهشی دانشگاه‌ها را براساس مطالب پیش گفته خواهند داشت. البته آگاهی از آیین‌نامه‌های پژوهشی و ساختار پژوهشی مدنظر در حوزه‌های ستادی هر سازمان، نیاز به آگاهی‌های بیشتر از سمت کتابداران دارد. با این حال به نظر می‌رسد تغییر زاویه دید از سمت کارکرد سنتی به سمت کارکردهای نوین با دانش مرکب و تلفیق شده می‌تواند بازار کار و فرصت‌های شغلی و حرفه‌ای مناسب و معقولی را برای دانش آموختگان فراهم کند.

کتابداران می‌توانند با معرفی و ارائه توانمندی‌های خود در دانشگاه‌های محل خدمت و نشان دادن ضرورت ثبت صحیح و استاندارد اطلاعات، جو و محیط سازمان را برای فعالیت در عرصه مدیریت اطلاعات پژوهشی مهیا کنند. از اینرو می‌توان امید داشت که مسئولان دانشگاه‌ها پذیرای این واقعیت باشند که کتابداران توانمندی انجام فعالیت‌های مربوط به مدیریت اطلاعات پژوهشی را دارند. پذیرش این امر توسط مسئولان نیاز به همت والای کتابداران در عرصه‌های مختلف دارد که بی شک با واقعیت نگری، فرایندی سخت ولی در نهایت مفید خواهد بود. برای نمونه در دانشگاه گلاسکو، کتابخانه و کتابداران موظف هستند تا در زمینه تکمیل مخزن سازمانی، نقش میانجی را برای اعضاء هیأت علمی ایفا کنند و به جای آن‌ها مدارک را جهت انتشار در قالب مورد نظر آماده سازند و کل فرایند انتشار داده‌ها را مدیریت و کنترل کنند (Ashworth, 2004). وضعیت ایده‌آل در برپایی مخزن سازمانی هنگامی خواهد بود که کتابداران در هر سه سطح مدیریتی، ترویجی و عملیاتی وارد شوند. در نهایت باید تأکید کرد که اندیشیدن در مورد راهکارهای نوین خدمت‌رسانی اطلاعاتی (به عنوان اساس رشته) به جامعه مخاطب  باعث می‌شود تا نقش پررنگ‌تری در فضای علم و پژوهش داشته باشیم.

فهرست منابع

پریرخ، مهری، و زاهدی، مهدی (1390). بررسی مخزن سازمانی دانشگاه فردوسی مشهد و سنجش میزان همخوانی آن با معیارهای تخصصي. فصلنامه علوم و فناوری اطلاعات، 26(3)، 519-545.

Ashworth, S. (2004). The DAEDALUS project, developing institutional repositories at Glasgow University: the story so far. Library Review, 53(5), 259-264.

Horwood, L., Sullivan, S. (2004). OAI-compliant institutional repositories and the role of library staff. Library Management, 25(4/5), 170-176.

Lynch, C. (2003). Institutional repositories: Essential infrastructure for scholarship in the digital age. ARL Bimonthly Report, (226). Retrieved from http://www.arl.org/newsltr/226/ir.html

Self-archiving and Mediated Deposit. (2009). Retrieved June 20, 2011, from http://www.jiscinfonet.ac.uk/infokits/repositories/management-fr

Smith, M., Barton, M., Bass, M., Branschofsky, M., McClellan, G., Stuve, D., … Walker, J. H. (2003). DSpace: An open source dynamic digital repository. Retrieved from http://dspace.mit.edu/handle/1721.1/29465