تب تند دیجیتالی کردن

نابودی اطلاعات، به دلیل تب تند دیجیتالی کردن اسناد و مدارک

(لیزنا، گاهی دور/گاهی نزدیک 138): نسترن طباطبایی: شیوه ی نگارش مقالات دانشنامه ای (دایرةالمعارفی)، با دیگر انواع مطالب نوشتاری تفاوت هایی دارد. درمقالات دانشنامه ای، از آن جهت که میراثی برای آیندگان خواهند بود، جامعیت مطالب و منابع باید رعایت شود. هم چنین این مقالات باید مستند به اسناد و مدارک، و منابع معتبر و دست اول باشند (1).

ممکن است نویسنده ای برای نگارش گزارش یا مقاله ای برای نشریات علمی، یا تهیه ی پیشینه ی پژوهش  وغیره از اینترنت استفاده کرده و ضمن جستجو، به هرآنچه در اینترنت می یابد استناد کند. شاید از نظر برخی این کار پذیرفتنی و معمول باشد، ولی پیامدهای خاص خود را دارد. زیرا اعتبار خیلی از مطالب نوشته شده در اینترنت، حتی نویسنده ی مطلب قابل شک است . اما برای مقالات دانشنامه ای باید با دقت، درستی مطلب و اعتبارنویسنده مورد نظر قرارگیرد و نمی توان به هرآنچه که در دسترس قرار می گیرد استناد کرد.

برای نوشتن زندگی نامه ی افراد، به ویژه معاصرین، یکی از منابعی که  اطلاعات  دست اول در اختیار نویسنده قرارمی دهد، پرونده ی استخدامی افراد است. درپرونده ی افراد، نسخه ای از کپی شناسنامه وجود دارد،  که می توان نام صحیح، تغییرات  نام وتاریخ  تولد فرد را به دست آورد.  حتما نسخه ای از مدارک تحصیلی فرد درون پرونده موجود است. بنابراین می توان به راحتی از میزان و محل تحصیل فرد، دوره ها، یا اگر در چندین  رشته تحصیل کرده، مطلع شد. این که در کدام سازمان ها و با چه سمت هایی کار کرده است. هم چنین اگر از طرف سازمان مربوطه به ماموریتی رفته باشد،  نوع ماموریت و دست آوردهای آن مشخص شده است. حتی اگر در همایشی شرکت کرده باشد، معمولا گزارش آن در پرونده موجود است. اگر درحین خدمت، دوره ای دیده باشد یا مقاله ی خاصی نوشته باشد که در ارتقاء او تاثیر داشته، اگربه خاطرفعالیت های ارزشمند تقدیرشده ویا جایزه ای دریافت کرده باشد، اسناد آنها  در پرونده منعکس می شود.  حتی نامه نگاری های مهمی که در پرونده موجود است می تواند به بهترشدن مقاله کمک کند.....  و در نهایت  اگر فرد فوت کرده باشد، تاریخ دقیق فوت او در پرونده موجود است.

با استفاده از اطلاعات موجود در پرونده ی استخدامی افراد، می توان ضمن تماس  با افراد خانواده، ویا همکاران، از آنها برای مصاحبه  دعوت کرد و یا با کمک آنها آخرین عکس های فرد را به مقاله اضافه کرد. استفاده از اطلاعات دست اول موجود در پرونده، نویسنده را از درگیرشدن در مسائل حاشیه ای و گاهی دروغ پردازی ها درمورد افراد دورنگه می دارد.

یادآوری می شود که دسترسی به پرونده ی استخدامی افراد، راحت نیست و باید معرفی نامه ی رسمی،ازسازمانی که مقاله را برای آنها تهیه می کنید، دردست داشته باشید.

به سفارش سازمانی، مامور نوشتن زندگی نامه ی یکی از استادان بازنشسته ی دانشکده داروسازی  دانشگاه تهران شدم. با معرفی نامه ی رسمی به بخش بایگانی  و مدیریت  اداری دانشگاه مراجعه کردم. البته پیدا کردن مقام مسوولی که درزیر نامه  دستور صادر کند،  خودش حکایتی است. زیرا بایگانی دانشگاه علوم پزشکی تهران، در سال 1370 ش، از دانشگاه تهران جدا شده است(2). بعد از کلی دوندگی ویافتن بایگانی  دانشگاه علوم پزشکی، درنهایت پرونده ای با حجم بسیار کمتراز حد انتظار در اختیارم قراردادند.

پرونده فاقد کپی مدارک تحصیلی، ماموریت ها، سمت های سازمانی فرد و... بود. با استفاده از همان مطالب موجود، در مقابل معاونت اداری دانشگاه، یادداشت برداری کردم و در پایان از علت حجم کم پرونده پرسیدم. ایشان توضیح دادند که در سال  1386 با تصدی فردی بی تجربه! به ریاست امور اداری دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی تهران، به دلیل کمبود جا در بخش بایگانی تصمیم به دیجیتالی کردن پرونده ها گرفته شده است. این پرونده ها مجموعه ای شامل پرونده های کلیه ی استادان و کارمندان اداری دانشکده های پزشکی، دندانپزشکی و داروسازی از بدو تاسیس دانشگاه تهران تا آن سال می شوند. بنابراین برای کم شدن هزینه ی اسکن و خدمات تهیه ی پرونده های جدید، کلیه ی پرونده ها در حد نیاز اداره کارگزینی  خلاصه سازی شده اند و باقی مانده ی آنها برای خمیر شدن درون  کارتن ها  دریکی از انبارهای دانشگاه نگه داری می شوند.

با توجه به این که اکثر استادان قدیمی دانشگاه فوت کرده اند، دسترسی به خانواده های آنها مقدور نیست. استادانی که درقید حیات هستند نیز، با اعتماد به اداره ی کارگزینی دانشگاه، گاهی درجستجوی مدرک یا سندی از درون پرونده ی خود به اداره کارگزینی مراجعه می کنند. بنابراین نابودی این پرونده ها یعنی نابودی پیشینه علمی-فرهنگی این استادان و دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی، درمانی تهران.

با پیگیری های چندین ماهه  (حدود10 ماه) و صحبت با کارمندان در بخش های مختلف دانشگاه علوم پزشکی تهران، و توضیح از ارزش تاریخی اسناد و مدارک موجود در پرونده های استادانی که ضمن تدریس در دانشگاه ها و مراکزعلمی، پایه گذار بنیان های علمی – فرهنگی  کشور بوده اند،  درخواست جلوگیری از خمیرشدن کارتن ها شد. کارتن هایی که تعداد آنها (براساس گفته ی افراد مختلف ) بین 120 تا 1300 می رسند و هیچ کس حاضر نیست برای ساماندهی آنها اقدام کند، تا دست کم پرونده ی استادان را ازمیان پرونده های کارمندان اداری جدا کنند. کارمندانی نیز هستند که با اعتقاد به این که:  " قبررا هم بعد از سی سال زیر و رو می کنند! "،عمل نابودی پرونده ها را امری عادی می دانند. برخی متذکر شدند که از سازمان اسناد کسب تکلیف شده و اجازه ی نابودی مدارکی که بیش از سی سال سن دارند داده شده است!!! اما مدرک معتبری دراین مورد ارائه نکردند. در نهایت نیز قرار شد طی جلسه ای با افراد مربوطه برنامه ریزی لازم برای بازیابی پرونده ها انجام شود. اما جوابی به پیگیری ها  و پیام های مکرربنده داده نشد و هر روز که می گذرد کمتر امیدی به ساماندهی این پرونده ها باقی می ماند، و شاید تاکنون، برخلاف قول هایی که مبنی برنگه داری کارتن ها داده شده، برای خمیر کردن ارسال شده باشند!!

باید درنظر داشت،  استادانی که در دانشگاه تهران تدریس می کردند، دانش آموختگان  دارالفنون (تاسیس 1268 هـ ق)، دارالمعلمین (تاسیس 1297 هـ ش) و دارالمعلمات (تاسیس حدود 1297هـ ش)، دارالمعلمین عالی (تاسیس 1307 هـ ش) یا دانشسرای عالی (1312 هـ ش) بودند. برخی از آنها نیزمدارک دکترای خود را از دانشگاه تهران (تاسیس 1313هـ ش) یا دانشگاه های معتبر خارجی گرفته بودند. بنابراین پرونده ی استخدامی آنها ارزشی بیش از سی سال را دارد (3).

اگر خبرنامه های کتابداری و اطلاع رسانی را با دقت نگاه کنید هرچند وقت صحبت از دیجیتالی کردن آرشیوهاست. این که منابع را از طریق وسایل الکترونیکی به توان بازیابی کرد و خواند، درحقیقت نعمتی است. اما باید دقت کرد تا درمیان انبوهی از منابع که برای دیجیتالی کردن آماده سازی می شوند، اطلاعات ازبین برده نشوند. تب دیجیتالی کردن منابع، به دلیل سهولت بازیابی اطلاعات، در سازمان های مختلف رواج پیدا کرده است. اما به دلیل سختی کار اسکن منابع و ورود اطلاعات، به طورمعمول این کار به افراد مبتدی سپرده می شود که گاهی از روی سهل انگاری اطلاعات ارزشمندی را نابود می کنند. رسیدگی و بازبینی کار این افراد و نیز در نظر گرفتن هدف از دیجیتالی کردن منابع، می تواند به بهبود بازیابی اطلاعات بیانجامد.

جواد زارع و همکارانش شیوه نامه ی " مدیریت اسناد در نظام سلامت" را برای دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی تهران و وزارت بهداشت درمان و آموزش پزشکی گردآوری و تالیف کرده اند که در 1391ش، در 1000 نسخه، به چاپ رسیده است (4). کتاب شامل 7فصل با عنوان های: کلیات مدیریت اسناد در وزارت بهداشت، مبانی نظری و تعاریف عام درخصوص مدیریت اسناد، مبانی کاربردی مدیریت اسناد در حوزه بهداشت و درمان، استانداردهای مدیریت اسناد در واحدهای تابعه وزارت بهداشت، ساماندهی اسناد، امحاء اسناد و پیوست ها می باشد. درفصل دوم کتاب ضمن بیان تعریف های گوناگون ازسند و ذکرانواع آن (ص 13-18)، به ارزش سند اشاره می کند، که اسناد می توانند ارزش های اولیه (اداری) و یا ثانویه (تحقیقاتی و آرشیوی) داشته باشند. منظور از ارزش های ثانویه  این است که برای سند پژوهان، مورخان و محققان دارای اهمیت می باشد (ص 18). دربیان انواع ارزشیابی، به ارزشیابی اداری و آرشیوی اشاره شده است. در ارزشیابی آرشیوی، اسناد با توجه به محتوای آنها در زمینه های سیاسی، فرهنگی، اقتصادی، قضایی، نظامی، اجتماعی و غیره، و نیاز پژوهشگران ارزشیابی می شوند ( ص 19). سپس نمونه ای از اسناد واجد ارزش را نام برده اند، مانند:  سوابق سازمان ها و وزارتخانه ها؛ ساختار سازمانی سازمان؛..... اسناد مشاهیر؛ سوابق رخدادهای مهم؛ ...... سوابق فعالیت های فرهنگی، اجتماعی، سیاسی، علمی و اقتصادی؛ اسناد و منابع منحصر به فرد و نسخه های کمیاب؛ ..... (ص 19-20). بنابراین با توجه به این شیوه نامه که به نظرمی رسد دراختیار بخش های کارگزینی و بایگانی واحدهای مختلف دانشگاه علوم پزشکی قرارگرفته باشد، باید پرونده های استادان دانشگاه به ویژه استادان قدیمی را نگه داری و محافظت کرد.

 حال با توجه به مطالب گفته شده:

- چگونه می توان جلوی نابودی بیشتر اسناد و مدارک را در سازمان ها گرفت؟  

- چگونه می توان به مسوولین قبولاند که فلسفه ی دیجیتالی کردن منابع اطلاعاتی، فقط تخلیه ی بایگانی ها نیست؟

- آیا در بایگانی اصلی دانشگاه تهران  (بایگانی دانشگاه علوم پزشکی، درسال 1370ش، ازآن جدا شده است) یا دیگر دانشگاه ها وسازمان های اداری که ارزش علمی –فرهنگی داشته اند، نیز همین اتفاق افتاده یا در شرف وقوع است؟

- آیا سازمان اسناد می تواند فقط به دلیل سی ساله بودن مدارک  و با یک نامه نگاری،  رأی به نابودی اسناد و مدارک را بدهد؟

- سازمان اسناد چه شیوه ای را برای جلوگیری ازنابودی اسناد و مدارک، دنبال می کند؟

- سازمان اسناد چه شیوه ای را برای بازیابی مجدد اسناد و مدارکی که به این روش از بایگانی ها  تخلیه شده اند، پیشنهاد می کند؟

- برای ساماندهی این پرونده ها چه سازمانی می تواند اقدام و پیگیری کند؟

- وقتی شیوه نامه هایی تهیه و دراختیار بخش های مختلف قرارداده می شوند، چه ضمانت اجرایی و بررسی کارشناسی در ارزشیابی اسناد و جلوگیری از نابودی اسناد و مدارک انجام می گیرد؟

پانویس:

1-                 عباس حری، آیین نگارش علمی (تهران: دبیرخانه هیأت امنای کتابخانه های عمومی کشور، 1378)، ص 183-185.

2-                 دانشگاه تهران، " تاریخچه "، 1393، موجود در:

http://www.ut.ac.ir/fa/contents/About_Us/Background_Un/

3-                 تاریخ ها بر اساس : "دارالفنون"؛ "دارالمعلمین"؛ "دارالمعلمین عالی" ؛ " دانشگاه تهران"، دایرةالمعارف فارسی، ج 1، ص935-936 و 952.

4-                 جواد زارعی، و دیگران، مدیریت اسناد در نظام سلامت ( تهران: تندیس، 1391).