دومین همایش «برنامه ریزی استراتژیک در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی» برگزار شد

به گزارش خبرنگار لیزنا، دومین همایش از سلسله برنامه های فصلی انجمن کتابداری و اطلاع رسانی با موضوع «برنامه ریزی استراتژیک در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی» در 12بهمن 1390 و در سرای اهل قلم از ساعت 16:30 آغاز شد.

در ابتدای جلسه سید ابراهیم عمرانی، سرپرست مركز اطلاعات و مدارك علمي ايران (ايرانداک)، به صحبت پرداخت و به همایش قبلی انجمن کتابداری و اطلاع رسانی ایران اشاره کرد که با سخنرانی دکتر ابویی، استادیار دانشکده مدیریت دانشگاه تهران و عضو هیأت مدیره انجمن مدیریت ایران، و دکتر افشار زنجانی، عضو هیات علمی گروه کتابداری دانشگاه اصفهان، برگزار شد. همچنین عمرانی رئوسی از سخنرانان همایش قبلی ارائه کرد.

پس از آن دکتر پریرخ، عضو هیات علمی دانشگاه فردوسی مشهد، به ارائه سخنرانی با موضوع «محیط های کتابخانه ای و الزامات و نیازمندیهای آن در راستای تدوین و اجرای برنامه ریزی استراتژیک» پرداخت. وی در ابتدا در خصوص چیستی برنامه ریزی صحبت کرد و در پاسخ به این مساله اشاره کرد که اگر بخواهیم از ایده ها، رهنمودها و استانداردها استفاده کنیم، باید آنها را به عینیت رساند و باید از برنامه ریزی استفاده کرد. در برنامه ریزی، نقشه ای که کشیده می شود باید متناسب با نیازها باشد و کیفیت را نیز ارتقاء دهد و بتواند آینده را هم نشان دهد.

پریرخ در ادامه راهبرد را تصمیم های کلیدی دانست که می تواند سیاستها را نشان دهد. وی افزود: راهبرد از این جهت مهم است که ایده آنها، چشم انداز کتابخانه را نشان می دهد و می تواند فاصله بین وضعیت مطلوب و موجود را نشان  دهد. در راهبردها انتخاب آگاهانه مهم است.

همچنین وی در مورد برنامه ریزی راهبردی به نکاتی اشاره کرد و بیان داشت: امید است که برنامه ریزی راهبردی بتواند مشکلات کتابخانه ها را حل کند. هر جا مشکلی بوده برنامه ریزی راهبردی در نظر گرفته شده و اگر اجرا نشده بنا به مشکلاتی دیگر بوده است. کتابخانه ها باید در رقابت با محیط باشند و گامی جلوتر از سازمانهای خود باشند و بنابراین برنامه راهبردی برای آنها لازم است. برخی از مدیران، این برنامه ریزی را به علت نگرانی که در تصمیم گیری دارند در نظر نمی گیرند.

در ادامه، دکتر مهری پریرخ اظهار داشت که پرکاربردترین مدلهای برنامه ریزی راهبردی، برایسون، دیوید و نیز مدلهای دیگر است که همگی به تحلیل شرایط می پردازند. وی نگاه راهبردی را نگاهی همه جانبه دانست و افزود همچنین در برنامه ریزی راهبردی باید عوامل بحرانی موفقیت را نیز شناسایی کرد.

دکتر پریرخ در پایان به 6 تجربه ای که برنامه ریزی راهبردی در کتابخانه ها انجام شده بود، اشاره کرد و از «برنامه ریزی راهبردی برای توسعه و بهره وری خدمات در کتابخانه علوم پزشکی مشهد»، «بررسی وضعیت کتابخانه های دانشگاه فردوسی مشهد و ارائه یک الگو مناسب برای نظام اطلاع رسانی کتابخانه ها»، «برنامه ریزی راهبردی برای توسعه خدمات سازمان مدیریت و برنامه ریزی(سابق)»، «برنامه راهبردی گروه آموزشی کتابداری و اطلاع رسانی در دانشگاه فردوسی مشهد»، «برنامه راهبردی انجمن کتابداری و اطلاع رسانی ایران» و «برنامه راهبردی برای تحول در خدمات کتابخانه مرکزی دانشگاه فردوسی مشهد» نام برد.

در ادامه این همایش، مهندس مجید امیدوار، مجري و مشاور طرح‌هاي پشتيباني و توسعه مديريت و مشاور برنامه ريزي استراتژيك، به ارائه سخنرانی با موضوع « برنامه ریزی استراتژیک: مبانی، مفاهیم و کلیات» پرداخت. وی ابتدا وظایف مدیریت را شامل برنامه ریزی، سازماندهی، به کارگماری، هدایت و رهبری و کنترل دانست.

امیدوار با تاکید بر اینکه برنامه ریزی از وظایف مدیر است، به این نکته اشاره کرد که نمی توان بر این عقیده بود که کتابخانه ای می تواند بدون برنامه ریزی، کار خود را انجام دهد. تعاریف مختلفی برای برنامه ریزی وجود دارد اما «منتیز برگ (Mintzberg)» تعریفی به این صورت برای برنامه ریزی ارائه کرده است: برنامه ریزی عبارت است از فرایندی دارای مراحل مشخص و به هم پیوسته برای تولید یک خروجی منسجم در قالب سیستمی هماهنگ از تصمیمات. وی برنامه را بیانی روشن، مستند و مشروح از مقاصد و تصمیمات دانست.

مهندس امیدوار خصوصیات برنامه ریزی را بدین صورت بیان کرد که یک فرآیند ذهنی، رسمی و آگاهانه است. متکی بر انتخاب و مرتبط ساختن حقایق است. برنامه ریزی با تصمیم گیری متفاوت است و برنامه ریزی یک فرآیند است نه پروژه.

امیدوار از دو جنبه ماهیت؛ و افق زمانی، برنامه ریزی را به انواع مختلفی تقسیم کرد. برنامه ریزی های فیزیکی، سازمانی، فرآیند، مالی، وظیفه ای و عمومی از انواع برنامه ریزی از جنبه ماهیت هستند و برنامه ریزی های کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت از انواع برنامه ریزی با در نظر گرفتن افق زمانی اند.

وی خاطر نشان کرد که در سطوح مختلف سازمان باید از انواع برنامه ریزی های متناسب با آن سطح سازمان استفاده کرد. به عنوان مثال از برنامه ریزی عمومی در سطح عالی سازمان استفاده می شود. هر چه سطح بالاتر می رود، جزئیات کم شده، ذهنی شده و بر اطلاعات شهودی تمرکز می شود و برنامه ریزی ها بلند مدت می شود. اگر کتابخانه ای بخواهد به این مساله دست یابد که چه مجموعه منابعی را از کجا و چطور فراهم کند؟، یک برنامه عملیاتی وجود دارد که ممکن است افق کوتاه مدتی هم داشته باشد.

امیدوار در ادامه به این نکته اشاره کرد که همیشه مشکلی وجود دارد و آن تغییر است و عامل تغییر، باعث می شود که پیش بینی بر اساس گذشته امکانپذیر نبوده و به همین دلیل برنامه ریزی استراتژیک مطرح شد. واژه استراتژیک از ریشه کلمه یونانی استراتگوس به معنای فرماندهی نظامی است و اولین اثر مکتوب، کتابی با عنوان "هنر جنگ" از یک نویسنده چینی به نام "سون تسو" بوده که در حدود 500 سال قبل از میلاد نوشته شده است.

پس از آن وی به 10 مکتبی اشاره کرد که «مینتز برگ» به آنها دست یافته بود و مکتب پایانی ترکیبی از نه مکتب دیگر است. این 10 مکتب عبارتند از: طراحی، برنامه ریزی، موقعیت یابی، کارآفرینی، شناختی، یادگیری، قدرت، فرهنگی، محیطی، و ترکیب بندی.

امیدوار، مزایای برنامه ریزی استراتژیک را بدین صورت نام برد: ایجاد تفکر استراتژیک در مدیران، ایجاد آشنایی با مفهوم استراتژی، ایجاد هماهنگی، ارائه مبنایی روشن برای تخصیص منابع، ارائه درک روشن تر از سازمان، ارائه دیدی هدفمند از مسایل مدیریت، ارائه مبنایی برای تعیین مسئولیت افراد، ارائه ابزاری(برنامه) برای ارتباط با مراجع ذیربط و غیره.

وی مدلهای مدیریت استراتژیک را به دو گروه تقسیم کرد که در هر گروه دو نوع از مدلها وجود دارد. گروه اول شامل مدلهای فرایندی یا محتوایی است و گروه دوم شامل مدلهای خصوصی یا دولتی است. وی مدل برایسون را نمونه ای از این مدلها دانست که استفاده زیادی دارد، منعطف است، برای سازمانهای دولتی و کتابخانه ها نیز قابل استفاده است.

در پایان، امیدوار، به مساله کتابخانه ها و برنامه ریزی استراتژیک اشاره کرد و به مواردی همچون؛ کتابخانه ها و جایگاه آن در سازمان مادر، میزان آزادی عمل کتابخانه، ثبات مدیریتی کتابخانه، ابعاد تغییر در کتابخانه، سطح کتابخانه از نظر استراتژیک، ماموریت کتابخانه و موضوعات استراتژیک کتابخانه(منابع، فرایند، مدیریت) اشاره کرد.

در پایان این همایش جلسه پرسش و پاسخی با حضور سخنرانان و حاضرین در جلسه برگزار شد و این همایش در ساعت 18:30 به پایان رسید.

خبرنگار: ملیحه درخوش