تجربه های برنامه ریزی استراتژیک در کتابخانه ها به اشتراک گذاشته شد

به گزارش خبرنگار لیزنا، در این نشست که از ساعت 16 روز 26 بهمن در سرای اهل قلم آغاز شد چهار سخنران حضور داشتند. سخنرانان این نشست، دكتر ابراهيم افشار، عضو هیات علمی گروه کتابداری دانشگاه اصفهان، دكتر محمد ابويي اردكان، استادیار دانشکده مدیریت دانشگاه تهران و عضو هیأت مدیره انجمن مدیریت ایران، مهندس مجيد اميدوار، مجري و مشاور طرح‌هاي پشتيباني و توسعه مديريت و مشاور برنامه ريزي استراتژيك، و اسماعيل حبيبي، دبير نشست، بودند.

در ابتدا حبیبی با اشاره به چهار سخنرانی که در طی دو همایش برگزار شده در زمینه مدیریت استراتژیک در کتابخانه ها، محور این نشست را "برنامه ریزی استراتژیک در کتابخانه های دانشگاهی و تخصصی ایران: تجربه ها" دانست.

در پرسش اول، حبیبی از ابویی سوال کرد: دوران تکیه کامل بر مدیریت استراتژیک سپری شده یا نه؟ ما از فنون خاصی استفاده می کنیم که ممکن است مربوط به زمان گذشته باشد و با توجه به اینکه مدیریت امروز مدیریتی ترکیبی است، آیا برنامه ریزی استراتژیک در این ترکیب وجود دارد؟

ابویی پاسخ داد: "بخش اول سوال درست نیست. وقتی از مدیریت استراتژیک بحث می کنیم از کلان مساله و از دید مدیران نگاه می کنیم و هیچ گاه مدیریت استراتژیک منتفی نمی شود. برنامه ریزی استراتژیک موتوری برای مدیریت استراتژیک است. برای کشوری مثل ایران که برنامه ریزی استراتژیک در آن ضعیف است تمرین آن برای ما بسیار مفید است. باید روشهای مدرن را محک بزنیم و از قابلیتهای برنامه ریزی استراتژیک استفاده کنیم."

پرسش بعدی از افشار زنجانی پرسیده شد: "با توجه به تجربیات شما، آیا کتابخانه تخصصی و دانشگاهی سازمانهای استراتژیک محور هستند؟"

افشار زنجانی گفت:" با توجه به تجربیات من، بسیار دشوار است که یک مدیر کتابخانه دانشگاهی بتواند به نحو اصیلی در ساختار موجود و با وجود سیاستهای موجود مدیریتی در محیطهای دانشگاهی ما به برنامه ریزی استراتژیک دست بزند چون انجام اینها نیازمند حیطه مانور و عمل مستقلانه است و با ساختارهایی که ما داریم و جایگاه نازل کتابخانه های دانشگاهی در تشکیلات دانشگاهی، مدیران در آن به سختی به خود جرات می دهند که دست به برنامه ریزی استراتژیک بزنند ولی سازمانی مانند کتابخانه ملی بهتر می تواند دست به برنامه ریزی استراتژیک بزند. هر چه جایگاه سازمان پایینتر بیاید امکان عمل استراتژیک کمتر است. در ایران مدیر کتابخانه دانشگاهی زیر نظر معاونت پژوهشی در ردیف سوم مدیریت قرار دارد و باید برای بودجه سازمان خود با سازمانهای هم عرض خود رقابت کند اما در دنیا مدیران کتابخانه های دانشگاهی در رتبه دوم مدیریت هستند و مستقل تر عمل می کنند."

حبیبی از امیدوار سوال کرد: "آیا با دکتر افشار موافق هستید یا خیر؟ دلایل خود را بیان کنید."

امیدوار در پاسخ گفت: "باید دید آیا جایی که می خواهیم برنامه ریزی استراتژیک انجام دهیم در سطح استراتژیک هست یا نه؟ مثلا برای کتابخانه ای که دارای یک کتابدار است سطح استراتژیک معنا ندارد ولی برای یک کتابخانه مرکزی که کتابخانه های دانشکده ای زیرمجموعه دارد می توان برنامه ریزی استراتژیک کرد ولی اگر محیط آن آنقدر متغیر باشد نمی توان برایش برنامه ریزی استراتژیک کرد.

در جهان، دوره مدیریت دانشگاهها 10تا15 سال است ولی در اینجا که مدیران سریعتر عوض می شوند دیگر برنامه ریزی استراتژیک به طور حتم معنا ندارد.

در ادامه ابویی در تایید امیدوار گفت: باید در نظر گرفت که سازمان به لحاظ بودجه به چه وضعی است و ردیف بودجه دارد و سازمانی مستقل است مانند کتابخانه ملی یا نه؟ از زمانیکه بحث استراتژیک محوری مطرح شد، استراتژیک به یک قانون تبدیل شد.

• اگر نقشه علمی و پژوهشی، استراتژیک محور شود کتابخانه ها هم استراتژیک محور می شوند.

در ایران اگر بنا به این باشد که سازمانی استراتژیک محور شود باید مدیران هم استراتژیک فکر کنند. چالشهایی پیش می آید و اولین چالش این است که آیا کتابخانه های ما ماهیت اصلی استراتژیک محوری را دارند یا نه؟ چند سالی این مساله وجود داشت اما الان دوباره این مساله رها شده است. اگر نقشه علمی و پژوهشی، استراتژیک محور شود کتابخانه ها هم استراتژیک محور می شوند. کتابخانه های ما نمی توانند پژوهش محور شوند چون احتیاج به محیطی رقابتی دارند. در ایران عمر مدیریت کوتاه مدت است و اگر برنامه ریزی استراتژیک داشته باشید، به عمر مدیریت یک فرد نمی رسد اما امور سازمان را نظم و انضباط می دهد و در این زمینه در ایران جای کار بسیار است."

افشار در ادامه گفت: "کتابخانه دانشکده ای فقط در حدودی می تواند استراتژیک عمل کند که منابع و اختیاراتش را داشته باشد."

سپس حبیبی این پرسش را مطرح کرد که "آیا می توان برای کتابخانه تخصصی که وابسته به سازمان مادر است برنامه ریزی استراتژیک داشت؟"

ابویی در پاسخ گفت: "باید دید کتابخانه دارای منبع دولتی است یا غیردولتی؟ و همچنین موقعیت مستقل دارد یا وابسته؟ استراتژی مرکز اطلاعات سایپا را می توان در نظر گرفت که باید گروه اصلی، استراتژی خود را اعلام کرده باشد و بعد بخشهای کوچکتر طبق آن پیش رود. بنگاهها و موسسات به روزتر از دانشگاهها هستند و از دانشگاهها جلوتر هستند."

حبیبی از امیدوار پرسید: "فرض کنید یک مدیر کتابخانه مطالب جسته و گریخته ای از مدیریت استراتژیک شنیده و از ایشان خواسته می شود که برنامه استراتژیک برای کتابخانه اش تدوین کند باید چه مراحلی را بگذراند؟"

امیدوار در پاسخ گفت: "با فرض اینکه برای آن کتابخانه، نوشتن برنامه ریزی استراتژیک ممکن باشد، بهترین راه، استفاده از مشاور است. اگر با هر کاری تخصصی برخورد کنیم، بهتر به نتیجه می رسیم اما اگر خواستند که خودشان برنامه ریزی را انجام دهند، شرکت در گروههای برنامه ریزی استراتژیک که مراحل را برایشان توضیح دهد راه درستی است ولی اساسا فرض بر آن است که وقتی مشاوره کمک می کند که برنامه ریزی استراتژیک تدوین شود.

بعد از آن بدون مشاور هم باید افراد سازمان با نگاه استراتژیک، بقیه برنامه را تدوین و اجرا کنند. اگر بخواهیم رویکرد استراتژیک را در سازمانی وارد کنیم، باید مربی و مشاوری باشد تا آن را آموزش دهد. فلسفه آن این است که با یک روش نظام مند، سیستماتیک و رسمی، برنامه ریزی را به افراد یاد دهیم و بعد از آن افراد می توانند این موضوع را ادامه دهند و چه بسا در دوره های بعدی لازم نباشد به طور رسمی از مشاور استفاده کنند."

حبیبی این پرسش را مطرح کرد که "آیا مشاوره برای مدیران و سرپرستان لازم است یا کل کتابخانه؟"

امیدوار در پاسخ گفت: "اگر کتابخانه بزرگ باشد درگیر کردن همه افراد در مرحله ابتدایی و تدریس آن درست نیست و در مرحله تدوین مدیران درگیر این مساله می شوند. اگر همه مشارکت داشته باشند خوب است اما دامهایی دارد و باید سعی کرد در بازه کوچکی تصمیم گیری انجام شود و به سمت اجرا رفت."

در پرسش بعدی بحث کارت امتیازی متوازن مطرح شد و سوال شد که آیا این کارتها در پیاده سازی به کار می روند یا در ارزیابی؟

امیدوار پاسخ داد: "در بررسی آسیبهای برنامه ریزیهای استراتژیکی نتایج نشان داد که 80 درصد از برنامه ریزیهایی که خوب تدوین شده اند، خوب اجرا نمی شود و اگر خوب اجرا شوند همه افراد سازمان را در گیر کرده و از مشارکت آنها استفاده می کنند. با توجه به رویکردهای انسانی، مالی و ... می توان به برنامه ریزی استراتژیک نگاه کرد و معولا وقتی جنبه های مختلف و معیارهای گوناگون را در نظر گرفته می شود اجرای بهتری خواهد داشت.

کارت امتیازی متوازن هم برای اجرا و هم ارزیابی استفاده می شود ولی در تدوین استراتژی نقشی ندارد. به این دلیل که برای هر کاری در سازمان کارتی نوشته می شود و مختصات همه مراحل کار در آن نوشته می شود، اسم کارت امتیاز متوازن را بر این روش گذاشته اند."

در ادامه، دکتر جمالی سوالی را با این مضمون مطرح کرد: "بحث در مرحله ای است که به مرحله برنامه ریزی استراتژیک رسیده و با توجه به مباحث 2 جلسه قبل، آیا ماموریت کتابخانه ها با هم متفاوت است و آیا محیط آنها با هم متفاوت است یا نه؟ و همچنین می توان گفت که یک برنامه عادی غیراستراتژیک که کارهای کتابخانه را به پیش می برد کافی است؟ و چون کتابخانه زیر مجموعه معاونت پژوهشی است آیا برنامه ریزی استراتژیک باید تحت نظر سازمان مادر باشد یا اینکه برای کتابخانه برنامه ای ریخته شود که به سازمان مادر تغییراتی اعمال شود؟"

افشار در پاسخ به پرسش جمالی گفت: "با توجه به تجربه در دانشگاه اصفهان و کتابخانه ملی، تجربیاتم را مطرح می کنم. تغییرات و تفکرات استراتژیک در دانشگاه اصفهان در مورد خدمات کتابخانه ای می تواند هدفش بهره برداری از خدمات کتابخانه ای باشد. بخشی شدن نیروی انسانی در چند واحد، باعث شده تا کیفیت خدمات پایین بیاید. یک تغییر استراتژیک می تواند این باشد که نیروی انسانی و مجموعه ها را تجمیع کنیم.

این مساله احتیاج به رقابت بیرونی ندارد. مانعی که به آن برخورد کردیم مقامات بالایی بود و بعد از تایید رسمی بدان عمل نکردند. تغییرات استراتژیک می تواند برای بهره برداری بهینه از امکانات باشد و باید بر مقامات بالاتر تاثیر بگذارد اما بعد از مدتی برنامه اجرا نشد. اسم تغییرات استراتژیک را برنامه ریزی استراتژیک نمی گذارم. به تغییرات استراتژیک به چشم نوآوری و تغییر نگاه کردم و به همین دلیل با حمایت مدیریت بالا دست توانستیم تغییرات لازم را اعمال کنیم."

ابویی در ادامه گفت: "دو محور در مورد این مساله داریم: آیا باید در ایران برای کتابخانه ها برنامه ریزی استراتژیک انجام داد؟ و آیا کارهایی که انجام شده موفق بوده یا نه؟ بهتر است بحث ضرورت را تمام کنیم و وارد چگونگی کار شویم.

• · رقابت تکنولوژیک، حرکت از آموزش به سمت پژوهش در کشور و لزوم استحکام نقشه پژوهشی، دلایل ضرورت وجود برنامه استراتژیک است.

باید دید آیا ضرورت استراتژیک در ایران وجود دارد یا نه؟ وقتی به محیط خود نگاه می کنید، محیط، توجیه استراتژیک را با خود می آورد. یا محیط، محیطی عمومی است که وقتی تغییر می کند همه بنگاهها تحت تاثیر قرار می گیرد یا محیط خاص صنعت است که می توان دنبال عواملی گشت که خاص صنعت است. صنعت ما، اطلاع رسانی و تحلیل اطلاعات و مدارک است. همه کشورها هنوز مرزهای جغرافیایی ملی خود را دارند و رقابت در داخل و خارج مرز جغرافیایی در جریان است.

اولین عامل در دنیا از جنس تکنولوژیک و تکنولوژی فناوری اطلاعات است. به همین دلیل باید برنامه ریزی استراتژیک داشت. در ایران بیشترین تشویق از آموزش به سمت پژوهش وجود دارد و این عامل دوم است.اگر نقشه پژوهشی استحکام پیدا کند به عنوان عامل سوم باعث می شود که ضرورت استراتژیک وجود داشته باشد."

در ادامه این نشست فرامرز مسعودی گفت: "بحث تغییرات مدیران و تاثیر آن بر روی اجرای استراتژیهاست. بعضی وقتها به دلیل نبود استراتژیها مدیران جدید تصمیمات مختلفی می گیرند. بحث دیگر مربوط به رقابت است و تاثیر آن بر استراتژی است. در ایران رقابت وجود دارد و باید آنرا بشناسیم. ما رقابت را به شکل کلاسیک بین دو بنگاه و مشتری آنها می بینیم اما رقابت جنبه های مختلفی دارد. باید دید کتابخانه از چه جنبه هایی تهدید می شود مانند انواع منابع همچون اینترنت که کتابخانه و منابع کتابی را تهدید می کند. با تجربیاتی که دارم کتابخانه های ما استقلال مالی دارند و معمولا مدیران بالاتر که متخصص در امور کتابخانه نیستند در کارهای کتابخانه دخالت ندارد. نکته مهم در اجزای استراتژی است نه ضرورت استراتژی. کتابخانه ها باید برنامه استراتژیک داشته باشند اما باید دید آیا می توانند اجرا کنند یا نه؟"

• باید پیش زمینه ها و منابع لازم برای برنامه ریزی استراتژیک وجود داشته باشد.

سپس امیدوار به این نکته اشاره کرد که اگر بخواهیم برای کتابخانه ها برنامه استراتژیکی به این صورت بنویسیم که چهل کتابخانه مرکزی برنامه هایشان این باشد که منابع بیشتری بگیریم، خدمات بهتری بدهیم، نظر معاون پژوهشی را جلب کنیم و مانند آن، اینها برنامه ریزی استراتژیک نیست. باید پیش زمینه ها و منابع لازم برای برنامه ریزی استراتژیک وجود داشته باشد. متاسفانه اگر بخواهیم مستقل از فرد برنامه ریزی استراتژیک بنویسیم ممکن است شکست بخوریم. برنامه ریزی استراتژیک وابسته به افراد است به محض اینکه افراد عوض می شوند استراتژیهای قبلی هم کنار گذاشته می شوند. مدیران سطح بالا باید شرایطی را فراهم آورند که استراتژی برای بخشهایی که لازم است نوشته شود.

• برنامه ریزی استراتژیک وابسته به افراد است.

حبیبی این پرسش را مطرح کرد که :با توجه به شرایط کتابخانه های امروز ما، آیا برنامه ریزی استراتژیک ضرورت دارد؟ کتابخانه های ما چه چیزهایی نیاز دارند؟ آیا می توان به آنها رسید؟:

دکتر افشار در پاسخ به این سوال گفت: "جهت گیری استراتژیک می تواند با برنامه باشد یا بدون برنامه استراتژیک. در ضرورت داشتن تفکر استراتژیک بحثی نیست. اینکه با برنامه یا بدون برنامه بخواهید تغییرات استراتژیک دهید، مثل انتخاب منابع چاپی یا الکترونیکی و غیره، برای هر حرکتی به ملزوماتی احتیاج دارید. مثلا در کتابخانه تا ساختارها تجدید نظر نشود و از تناقض در نیاید حرکت استراتژیک برای یک مدیر فوق العاده دشوار است."

حبیبی سوال کرد که "آیا باید دیدگاه استراتژیک را به مدیران بالا سطحی تزریق کرد؟" افشار در پاسخ به این سوال به این مطلب اشاره کرد که "مانع بزرگ حرکت استراتژیک، ساختار معیوب و جایگاه اشتباه کتابخانه هاست و دوم سیاستهایی است که از 60 سال پیش در دانشگاههای ما حاکم است."

از ابویی پرسیده شد که آقای دکتر افشار رفع مشکل را از سطح بالا به سطح پایین سازمان می دانند.آیا به نظر شما می توانیم رفع اشکال را از پایین سازمان به سمت بالا انجام دهیم؟

ابویی با تایید سخنان دکتر افشار پاسخ داد: "مدیر باید دیدگاه استراتژیک داشته باشد. نباید منتظر مدیران سطح بالا بماند. هر کسی در جایگاه خود باید هوشمندانه برنامه ریزی استراتژیک بنویسد. اگر مدیر کتابخانه، مجموعه کوچک خودش را خوب هدایت کند موفق خواهد بود."

• کتابخانه دانشگاهی وابستگی سازمانی دارند و در بخش دولتی هستند باید دیدگاه از سطح بالا به پایین سازمان را داشته باشیم چون ما نمی توانیم تصور کنیم که همه مدیران کتابخانه ها یک دیدگاه مشترک دارند و رویکرد از سطح پایین به بالا را دارند

از امیدوار درخواست شد اگر به عنوان حسن ختام نظری دارید بفرمایید. امیدوار نیز با تایید صحبتهای ابویی به این نکته اشاره کرد که با توجه به اینکه کتابخانه دانشگاهی وابستگی سازمانی دارند و در بخش دولتی هستند باید دیدگاه از سطح بالا به پایین سازمان را داشته باشیم چون ما نمی توانیم تصور کنیم که همه مدیران کتابخانه ها یک دیدگاه مشترک دارند و رویکرد از سطح پایین به بالا را دارند و من رویکرد حرکت از سطح بالای سازمان به سطح پایین سازمان را تایید می کنم.

با پرسش و پاسخ و تبادل نظر در مورد ضرورت برنامه ریزی استراتژیک برای کتابخانه ها و تدوین و اجرای آن، این نشست در ساعت 18 پایان یافت.

خبرنگار: ملیحه درخوش