چگونه یک جلسه دفاع از پایان‌نامه/رساله موفق داشته باشیم

(لیزنا، گاهی دور/ گاهی نزدیک 307): سید مهدی طاهری، دانشیار گروه علم اطلاعات و دانش‌شناسی، و رییس کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد دانشگاه علامه طباطبایی: شهریورماه، ماه پرطمطراق و داغ دفاع از پایان‌نامه‌های ارشد و رساله‌های دکترا است. بیشترین تعداد جلسات دفاع در طول سال در این ماه از سال رخ می‌دهد، و دانشگاه‌ها و موسسات آموزش عالی، از جنبه‌های پژوهشی و تولید بروندادهای علمی، رونق و نشاط خاصی می‌گیرند. اگر چه این فعالیت‌ (برگزاری جلسات دفاع) از ابعاد گوناگونی دارای مزیت‌ها و دستاوردهایی چند است، اما با نگرانی‌ها، دلهره‌ها، هیجان‌ها و استرس‌های فراوانی برای دانشجویان همراه است. پرسش‌های متعدد دانشجویان برای چگونگی انجام و برگزاری جلسات دفاع، ابراز اضطراب‌ها و هیجان‌های ناشی از استرس‌های برگزاری جلسات دفاع، ابهامات و حیرانی آنها، و مواردی دیگر، نشانگر نیاز و تقاضای آنها برای آگاهی از چگونگی آماده‌شدن و برگزاری جلسات دفاع (پیش، هنگام و پس از جلسه) و شیوه‌های ارایه مطلب مناسب است. بر پایه این نیاز، نخستین نشست شهریورماه از سلسله نشست‌های دورهمی کتابداران که توسط کتابخانه پرتلاش و روزآمد آیت‌ الله بروجردی (مسجد اعظم قم) برگزار می‌شود، و در ادامه دوره آموزشی (جلسه شانزدهم) "روش‌های تدوین پایان‌نامه و رساله" به این مسئله اختصاص یافت. تاکید جلسه شانزدهم که گزارش کوتاه آن به صورت مستقل در لیزنا منتشر خواهد شد، بر جلسات دفاع مجازی بود. اما از آنجا که جلسه پانزدهم دوره یاد شده، توصیه‌های کلی برای چگونگی برگزاری جلسات دفاع از پایان‌نامه/رساله پرداخت، نگارنده را بر آن داشت، توصیه‌های هر دو جلسه را در قالب سیاهه‌وارسی تهیه، و به دانشجویان گرامی مقاطع تحصیلات تکمیلی تقدیم نماید. این توصیه‌ها در ذیل و در دو بخش، اقدامات کلی و اقدامات ویژه جلسات دفاع مجازی ارایه شده است. دلیل تنظیم توصیه‌ها در قالب سیاهه‌وارسی، برای سهولت استفاده و کاربردپذیری بیشتر برای دانشجویان عزیز بود تا یکایک توصیه‌ها را رعایت، و جلسه دفاع موفقی را تجربه کنند. بدیهی است این سیاهه‌وارسی را می‌توان با پیشنهادها و توصیه‌های دیگر اساتید و فارغ‌التحصیلان کامل‌تر نمود. اگر چه طولانی‌نشدن محتوای سیاهه‌وارسی نیز دارای حسن خواهد بود. امید است، این هدیه تابستانی، برای مخاطبان آن، مفید و کاربردی ارزیابی شود (ان شاءالله).

الف). سیاهه وارسی اقدامات کلی جلسات دفاع از پایان‌نامه و رساله

اقدامات پیش از جلسه دفاع:

- تمرین برای ارائه پایان‌نامه/رساله و تسلط بر مباحث مرتبط؛

- بررسی پرسش‌های احتمالی داوران و تهیه پاسخ مناسب برای آن پرسش‌ها؛

- آشنایی با شیوه و رویکرد ارزیابی و ویژگی‌های شخصیتی داوران و بررسی جلسات دفاع‌های پیشین آنها؛

- ارسال گزارش پژوهش (متن پایان‌نامه یا رساله) برای ارشد یک هفته و برای دکتری دو هفته پیش از جلسه دفاع برای داوران؛

- بررسی ساختار پایان‌نامه و همخوانی ساختار آن با شیوه‌نامه نگارش پایان‌نامه/رساله در دانشکده/دانشگاه؛

- رفع اشکالات نگارشی و ویراستاری پایان‌نامه/رساله؛

- درخواست از دوستان دقیق و با حوصله برای روخوانی پایان‌نامه/رساله؛

- نگارش پایان‌نامه/رساله براساس اصلاحات (ادبیات) تخصصی رشته خاص و خودداری از بکارگیری واژگان غیرمتداول؛

- انسجام و یکدستی در استفاده از اصطلاحات تخصصی مرتبط با پژوهش و رشته تخصصی؛

- صحبت با داوران در مورد نحوه ارسال فایل پایان‌نامه/رساله برای داوری (فیزیکی یا الکترونیکی)؛

- تماس با داوران چند روز ( دو یا سه روز) پیش از جلسه برای قدردانی از زحمات و گفتگو در مورد اشکالات و اصلاحات احتمالی؛

- دریافت فرم‌های مربوط به دفاع (و پیش‌دفاع برای دانشجویان دکترا)، و تعیین روز و محل دفاع براساس نظر استادان و آموزش دانشکده؛

- نگارش پایان‌نامه براساس سبک استناددهی خاص مانند اِی‌پی‌اِی (APA)، شیکاگو و جز آن؛

- دعوت از دوستان و علاقمندان برای شرکت در جلسه دفاع پایان‌نامه/رساله؛

-ارسال پایان‌نامه/رساله به سامانه همانندجوی ایرانداک (https://tik.irandoc.ac.ir/ ) برای بررسی مشابهت‌یابی (با توجه به مقررات دانشگاه) و دریافت تاییدیه استاد راهنما؛

نکات تنظیم فایل ارایه و اسلایدها:

- استفاده از لوگوی دانشگاه در اسلایدها (و در صورت تمایل تصویر دانشجو)؛

- استفاده از تصاویر مرتبط با پژوهش در برخی اسلایدها برای زیبایی و عدم یکنواختی؛

-تنظیم اسلایدها به ترتیب: مقدمه و بیان مسئله، اهداف اصلی و فرعی یا پرسش‌ها، تعاریف مفهومی و عملیاتی، محدویت‌های پژوهش، پیشینه پژوهش به صورت خلاصه و تیتروار، روش‌شناسی پژوهش (جامعه، روش، ابزار و روش گردآوری داده‌ها)، یافته‌ها، بحث و نتیجه‌گیری، الگوهای پژوهش، پیشنهادهای اجرایی و پژوهش‌های آینده، جمله یا متنی خاص مرتبط با پژوهش در پایان اسلایدها، و سپاسگزاری؛

اقدامات زمان جلسه دفاع:

- خوش‌آمدگویی به استادان و دیگر مهمانان هنگام ورود به جلسه دفاع؛

- شروع جلسه با نام خدا، صلوات و تشکر و قدردانی از استادان؛

- گوش‌دادن دقیق و در صورت نیاز درخواست تکرار مودبانه، و پاسخ‌گویی دقیق و مناسب به پرسش‌های داوران؛

- یادداشت‌برداری دقیق اشکالات و اصلاحات داوران (در صورت امکان ضبط جلسه با هماهنگی و اجازه حاضران)؛

- درخواست از دوستان و آشنایان برای ضبط و ثبت نظرات داوران؛

- خودداری از بحث زیاد با داوران و احترام به نظرات ایشان؛

- تشکر ویژه از نظرات و اختصاص وقت داوران در پایان جلسه دفاع؛

- تدارک پذیرایی مناسب برای مهمانان و شرکت‌کنندگان جلسه دفاع (میوه، شیرینی، نوشیدنی گرم و سرد، و جز آن)؛

- درخواست از اعضای خانواده یا دوستان برای پذیرایی در طول جلسه دفاع؛

- اهدای گل یا هدیه به استادان راهنما، مشاور و داور در پایان جلسه دفاع برای قدردانی از زحمات ایشان و اختصاص وقت (در صورت تمایل)؛

پس از برگزاری جلسه دفاع:

- صحبت با استاد(ان) راهنما و مشاور در خصوص نظرات داوران و اعمال اصلاحات لازم؛

- تشکر از حضور مهمانان، به ویژه استادان شرکت کننده در جلسه دفاع یک روز پس از برگزاری جلسه دفاع (با تماس تلفنی، ارسال پیامک یا شبکه‌های اجتماعی).

ب) سیاهه وارسی اقدامات ویژه جلسات دفاع مجازی

اقدامات پیش از جلسه دفاع:

- تمرین مکرر برای ارائه پایان‌نامه/رساله و تسلط بر مباحث مرتبط (برای اقدام مناسب در شرایط خاص و بروز مشکلات فنی)؛

- برگزاری جلسه دفاع تمرینی و به صورت مجازی برای استادان و یا دوستان، و دریافت بازخورد آن‌ها؛

- ارسال الکترونیکی فایل‌ ارائه به استادان راهنما، مشاور و یا کارشناس آموزش پیش از جلسه دفاع؛

- برقراری ارتباط با داوران پایان‌نامه/رساله (تماس با داور(ان) و قدردانی از قبول زحمت داوری، هماهنگی در مورد چگونگی ارسال فایل به داوران و جز آن)؛

- آشنایی با شیوه و رویکرد ارزیابی و ویژگی‌های شخصیتی داوران و بررسی جلسات دفاع‌های پیشین آنها؛

- مطالعه پژوهش‌ها و بروندادهای علمی جدید داوران برای آگاهی از سبک و روش فعالیت‌های حرفه‌ای، دیدگاه‌ها و استناد به آن بروندادها در جلسه دفاع (برای ارتباط مناسب با داور(ان) و نزدیک نمودن دیدگاه‌ها)؛

- بررسی پرسش‌های احتمالی داوران و تهیه پاسخ مناسب برای آن پرسش‌ها؛

- تهیه و همراه داشتن نسخه چاپی و پی‌دی‌اف افزون بر فایل ارایه اصلی پایان‌نامه/رساله در محیط‌های ذخیره‌سازی فیزیکی و الکترونیکی مختلف؛

- اعمال دقیق تنظیمات سامانه آموزش مجازی، و ورود چندباره به و آزمایش سامانه برگزاری دفاع.

اقدامات فنی برگزاری جلسه دفاع مجازی:

- آشنایی و بررسی دقیق تجهیزات و فناوری‌های مورد نیاز برای برگزاری جلسه دفاع (سخت‌افزاری و نرم‌افزاری)؛

- بررسی و آزمایش دقیق ابزارهای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری مورد نیاز برای برگزاری جلسه دفاع؛

- راه‌اندازی دوباره (ری‌استارت) سیستم، و بستن تمامی پنجره‌ها و نرم‌افزارهای غیرضروری؛

- ورود به سامانه برگزاری جلسه دفاع سی دقیقه پیش از شروع جلسه (برای بررسی و جلوگیری از مشکلات احتمالی)؛

- درخواست از استادان راهنما، مشاور و داوران برای حضور در سامانه دفاع مجازی پیش از شروع رسمی جلسه؛

- حضور در سامانه جلسه دفاع مجازی با دو دستگاه گوناگون (مانند هم رایانه و هم تلفن همراه) به صورت همزمان؛

- کنترل کیفیت صدا، دوربین، و فضای ارایه پیش از شروع جلسه دفاع؛

- استفاده از اینترنت پر سرعت و بدون اشتراک‌گذاری (مانند داده همراه)؛

- حضور در محل با آنتن‌دهی مناسب برای استفاده از اینترنت تلفن همراه هنگام قطعی اینترنت اِی‌دی‌اس‌ال (ADSL) یا انواع دیگر؛

- استفاده از دو نمایشگر (مانیتور) مجزا برای توزیع دوربین و فایل‌های ارایه به صورت همزمان (در صورت امکان)؛

- درخواست همراهی دوستان برای کمک‌رسانی و رفع مشکلات فنی و غیرفنی هنگام برگزاری جلسه؛

- اطمینان از نور مناسب و کافی در محیط برگزاری دفاع برای استفاده بهتر از دوربین و اشتراک تصویر؛

- بررسی مشکلات احتمالی همانند قطع برق و پیش‌بینی تمهیدات مناسب برای رفع آن مشکلات و ادامه جلسه دفاع؛

-بهره‌گیری از و آماده‌سازی ابزارها و رسانه‌های جایگزین مناسب همانند اسکایپ یا واتس‌اَپ برای برقراری ویدیو کنفرانس و جلوگیری از قطع جلسه دفاع هنگام قطع سامانه یا برق، و تهیه و ارسال پیوند (لینک) برگزاری برای استادان و دیگر حاضران.

اقدامات زمان  جلسه دفاع:

- قطع دوربین و اشتراک تصویر با هماهنگی و اجازه از استادان و ناظران جلسه برای جلوگیری از کاهش کیفیت صدا (نویز، قطع و وصلی صدا و جز آن) و حداکثر استفاده از پهنای باند اینترنت برای ارایه مطالب؛

- ارتباط با استاد(ان) راهنما و یا استاد(ان) مشاور در پیام‌رسان‌های مجازی همانند واتس‌اَپ با هماهنگی و حتی تمرین پیشین برای مدیریت ارایه مطالب، و پاسخ‌گویی به پرسش‌های داوران (دریافت کمک از استادان راهنما و مشاور)؛

- استفاده از اشاره‌گر (Pointer) برای مشخص‌نمودن بخش‌های مهم مطالب ارایه و جلب توجه حاضران (در صورت عدم امکان بکارگیری اشاره‌گر، بخش‌های مهم مطالب را پررنگ یا زیرخط‌دار نمایید)؛

- گوش‌دادن دقیق و در صورت نیاز درخواست تکرار مودبانه، و پاسخ‌گویی دقیق و مناسب به پرسش‌های داوران.

مدیریت استرس‌ها و نگرانی‌ها:

- خواب و استراحت کافی روز پیش از برگزاری جلسه دفاع؛

- تفریح مناسب و آرام‌بخش روز پیش از برگزاری دفاع (رفتن به طبیعت، ذکر خداوند متعال و استعانت از ایشان، موسیقی بسیار ملایم و جز آن)؛

- درخواست از استادان راهنما و مشاور، و داوران برای حضور زودهنگام در جلسه دفاع و صحبت با ایشان برای کاهش استرس و نگرانی؛

- شروع جلسه با نام و ذکر خداوند متعال و استعانت از اولیاء دین، یک یا چند بیت شعر مناسب، لطیفه و یا ذکر رخدادهای جالب پیش از جلسه دفاع و جز آن؛

- استفاده از خوراکی‌های مناسب برای کاهش اضطراب و تنظیم هیجان‌های پیش از جلسه (دمنوش‌های با طبع گرم و آرام‌بخش، استفاده محدود از داروهای بی‌خطر نظیر نیمی از قرص پروپرانول 20 میلی، نوشیدن آب کافی، گرفتن وضو با آب خنک که هم از بعد معنوی و هم روانشناختی بسیار موثر است، دویدن و نرمش سبک پیش از جلسه، استفاده از زبان بدن برای کاهش و پنهان نمودن لرزش‌ها، بلند صحبت کردن و تغییر تن و لحن متناسب با مطالب ارایه، استفاده از راهبرد روانشناختی قصد متضاد توصیه شده از سوی دکتر ویکتور فرانکل، و همانند آنها).

پایان جلسه دفاع:

- اهدای تصاویر و فلش‌های زیبای گل و طبیعت به حاضران جلسه؛

- پخش کلیپ کوتاه و مرتبط با موضوع پژوهش؛

- اهدای هدایای مجازی به استادان همانند منابع و کتاب‌های دیجیتالی روزآمد مرتبط با موضوع پژوهش (با رعایت حق مولف)؛

- به‌اشتراک‌گذاری تصاویر پذیرایی مناسب و جذاب (سوغات شهر محل زندگی یا تولد دانشجو و مانند آن)؛

- درخواست و پیشنهاد ملاقات حضوری برای قدردانی از زحمات اساتید و داوران (در صورت امکان و نبود محدودیت‌های بهداشتی و جز آن).

برگرفته از سلسله نشست‌های دورهمی علمی کتابداران استان قم با موضوع "روش‌های تدوین پایان‌نامه و رساله" به همت کتابخانه آیت‌الله بروجردی با تدریس دکتر سید مهدی طاهری[1]

-----------------------------------------------------------

[1] . دانشیار گروه علم اطلاعات و دانش‌شناسی، و رییس کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد دانشگاه علامه طباطبایی (ره)