نخستین کارگاه آموزشی سازماندهی اطلاعات نهاد کتابخانه ها افتتاح شد

به گزارش لیزنا، آیین افتتاح کارگاه آموزشی سازماندهی و تجمیع اطلاعات، صبح امروز (16 شهریور ماه) با حضور مهردخت وزیرپور کشمیری، مشاور دبیرکل نهاد؛ محمد اله‌یاری، معاون توسعه کتابخانه‌ها و کتابخوانی؛ امین متولیان، معاون برنامه‌ریزی، پژوهش و فناوری اطلاعات؛ سیامک محبوب، مدیرکل دفتر برنامه‌ریزی؛  سکینه خاتون مهدیان‌پور، مشاور معاون توسعه کتابخانه‌ها و کتابخوانی نهاد؛ و 30 تن از فهرست‌نویسان برتر کشور برگزار شد.

با توجه به تأکید دبیرکل نهاد مبنی بر احصاء آمار میزان امانت کتاب‌های ناشران از سامانه مدیریت و در راستای بهبود فرآیند مجموعه‌سازی و عملکرد مربوط به ذخیره و بازیابی اطلاعات و همچنین تولید فهرستگان عمومی و یکپارچه کشور، کارگاه سازماندهی و تجمیع اطلاعات به منظور تسریع در فرآیند تجمیع و اصلاح داده‌ها با استفاده از نیروهای مجرب سطح کشور در حال برگزاری است.

در ابتدای این آیین، محمد اله‌یاری، ضمن خوشامدگویی به حاضرین در خصوص برگزاری کارگاه آموزشی سازماندهی و تجمیع اطلاعات اظهار داشت: با گسترش پوشش نرم افزار سامان در سراسر کشور به همت معاونت برنامه‌ریزی، امکان گزارش‌گیری و تحلیل اطلاعات، یکی از فواید حاصله از این نرم‌افزار است؛ در این مسیر، با آسیب‌شناسی‌های انجام شده طی دو سال گذشته، مشخص شد موضوع تعدد ورود اطلاعات کتاب‌ها در سیستم، یکی از موانع تحلیل درست رفتار مخاطب کتابخانه‌ها بوده است؛ لذا با تدبیر معاون محترم برنامه‌ریزی، پژوهش و فناوری اطلاعات، سال گذشته شورای نظام جامع آماری در مجموعه نهاد شکل گرفت و ایجاد اداره فهرست‌نویسی با هویتی مستقل در اداره کل امور کتابخانه‌ها یکی از مصوبات آن بود.

وی برگزاری این کارگاه را گامی در جهت جلوگیری از پراکندگی ورود اطلاعات دانست و از همکاران فهرست‌نویس ارشد استان‌ها به عنوان بازوان اصلی در مسیر کمک به  اداره کل امور کتابخانه‌ها یاد کرد و گفت: امید است با همکاری شما عزیزان بار سنگین تعدد و پراکندگی ورود اطلاعات را در مجموعه نرم‌افزار سامان، در کوتاه‌ترین زمان ممکن به حداقل برسانیم؛ بگونه‌ای که این سازمان بزرگ بتواند با استفاده بهینه از مجموعه داده‌های اطلاعاتی خود و با تحلیل رفتار مخاطب خدمات بهتری ارائه دهد.

در ادامه امین متولیان، معاون برنامه‌ریزی، پژوهش و فناوری اطلاعات نیز ضمن خوشامدگویی به حاضرین در این جلسه، فرآیند تجمیع داده‌ها را یکی از ارکان اساسی مدیریت کتابخانه‌ها دانست و گفت: به‌رغم تلاش‌های انجام شده طی سالیان گذشته، ما با مسأله پراکندگی در مدیریت اطلاعات نهاد، اعم از پراکندگی در سامانه‌ها و فرآیندها، مواجه بوده‌ایم؛ سال گذشته جلساتی تشکیل شد که یکی از آثار آن، استقرار نظام جامع آماری بوده است؛ در واقع ما به دنبال تسهیل کار نهاد بودیم. وی افزود میزان امانت، پایه‌ای‌ترین متغیر در نظام پایش کلان نهاد است؛ در واقع سنجش فرآیندها و عملکردها تابعی از میزان امانت است؛ بنابراین باید نظام جامع آماری‌مان را نسبت به این متغیر واسنجی کنیم؛ یعنی تا حد ممکن تعداد این متغیر را از تقریب و تخمین به مقدار یقینی نزدیک سازیم.

وی ادامه داد: سیستم‌ها برای جلوگیری از بروز خطا، به دو شیوه کنترل می‌شوند؛ کنترل پیشینی و کنترل پسینی یا همان بازخورد، سامانه‌های پایش نهاد، نوعاً بر اساس بازخورد کنترل می‌شود؛ به این معنا که پس از وقوع خطا سعی در رفع و کنترل آن می‌کنیم؛ با استقرار نظام جامع آماری در نهاد، در صددیم از کنترل‌های پسینی و ناظر بر معلول، به کنترل‌های پیشینی و ناظر به علت روی آوریم؛ بدین منظور لازم است از مکانیزم‌هایی که به حفظ داده‌ها می‌پردازند، استفاده کنیم؛ با تجمیع داده‌ها و یکسان‌سازی آنها می‌توانیم مکانیزم‌هایی را تعریف کنیم که پس از ورود دیتایی واحد، آن داده برای تمامی کاربران حفظ شود؛ بنابراین ما در حال تغییر سیاست‌ها از کنترل بر اساس بازخورد به کنترل بر اساس پیش خورد اطلاعات بوده و در صدد جلوگیری از بروز خطا و نه صرفاً کنترل آن هستیم.
متولیان با اشاره به تأثیر تعدد فهرست‌نویسی در مدت زمان رسیدن کاربر به مقصدش در جستجو، بر لزوم سازماندهی و تجمیع اطلاعات تأکید کرد.

وی اضافه کرد: با همکاری اداره کل امور کتابخانه‌ها و اداره کل منابع، بنا داریم در سال جاری سامانه‌های توصیه‌گر را به نرم‌افزار سامان متصل سازیم؛ سامانه توصیه‌گر،‌ شیوه تفکر، علاقه و انگیزه کاربر را بر اساس عادات وی در نحوه کار با یک سامانه، پیش بینی کرده و به این ترتیب کالا و خدمت مورد نیاز وی را توصیه می‌کند؛ این سامانه با افزایش آگاهی کاربر، در اخذ تصمیمات مناسب نیز به وی کمک خواهد کرد؛ تنها زمانی می‌توانیم به سامانه توصیه‌گر جامع و مؤثری دسترسی داشته باشیم، که از نظام فهرستگانی متحدی استفاده کنیم؛ در غیر اینصورت سامانه توصیه‌گر چندان کارا نخواهد بود.

در ادامه مهردخت وزیرپور، مشاور دبیرکل با بیان ضروت بهره‌مندی از شیوه صحیح سازماندهی اطلاعات، به مصائب رده‌بندی منابع، به وی‍ژه آثار لاتین، در گذشته اشاره کرد و یادآور شد: در حال حاضر با وجود کتابداران متخصص و در اختیار داشتن امکانات،‌ ابزار و تکنولو‍ژی مناسب، بر ماست که با همکاری یکدیگر نظام یکپارچه‌ای را در نهاد کتابخانه‌های عمومی کشور برقرار کنیم؛ امید است پس از طی این دوره در شناسایی مشکلات و رفع آن بیش از پیش کوشا باشیم.

گفتنی است، این کارگاه طی دو روز و با تفکیک بخش‌های نظری و عملی به مباحثی همچون اصول و مبانی فهرست‌نویسی، استانداردهای فهرست‌نویسی، ابزارها و روش‌ها بر اساس نرم‌افزار سامان؛ اصول و مبانی رده‌بندی دیویی، ابزارها و روش‌ها در نرم افزار سامان و آشنایی نظری با تجمیع رکوردهای تکراری و زائد و امکانات موجود در نرم‌افزار سامان می‌پردازد.