مدیریت کتابخانه ها، سبک ها و چالش های آن

به گزارش لیزنا، دکتر رحمان معرفت، عضو هیات علمی دانشگاه سمنان است و در گروه علم اطلاعات و دانش شناسی این دانشگاه مشغول فعالیت می باشد. برخی فعالیت های وی در طی دوران مدیریتش در کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد دانشگاه سمنان، منجر شده است که کتابخانه مرکزی در لفافه یک کتابخانه صرف باقی نماند و ارتباط بیشتری با جامعه داشته باشد. برگزاری دو جشنواره ملی در حوزه کتاب و مطالعه، ارتباط با آموزش و پرورش و مدارس، برپایی روز کتابخانه بدون دیوار، همکاری با اداره کل نهاد کتابخانه های عمومی استان و برگزاری نمایشگاه های متنوع کاریکاتور، نمایشگاه خط و خوش نویسی با موضوع کتاب و غیره از مجموعه فعالیت های وی در کتابخانه مرکزی و مرکزاسناد دانشگاه سمنان است.  

دکتر رحمان معرفت ، عضو هیات علمی دانشگاه سمنان درباره مدیریت کتابخانه گفت: مدیریت فرایندی است که کمک به بهبود وضعیت می کند. تلاش می کند تا امکانات موجود و بالقوه بهترین استفاده را ببرد. به نظر می رسد مدیریت فعالیتی در راستای ایجاد تغییر در جهت بهبود شرایط است. تلاش برای رسیدن به وضعیت شایسته با استفاده از داشته های پیدا و پنهان.

دکتر رحمان معرفت  در پاسخ به سوال فعالیت روزانه یک مدیر در کتابخانه چیست؟ گفت: قطعا در هر حوزه مدیریتی فعالیت های مختلفی وجود دارد. اما به عنوان یک کتابدار که مدیر کتابخانه مرکزی، هر روز به مجموعه کتابخانه در بخش های مختلف سر می زنم و بازدید حضوری از بخش های مختلف دارم. با همکاران بخش امانت کتابخانه دیدار دارم و از آنها درباره مشکلات خودشان در این بخش می پرسم و با آنها گپ می زنم. خروجی کار کتابخانه ها در این بخش است و هرچقدر این دوستان پرانرژی و دارای حداقل مشکلات باشند، کتابخانه موفق تر است. بخش های مختلف کتابخانه همچون سفارش، مرکز اطلاع رسانی، منابع دیجیتال و بخش سیستم ها، مرکز اسناد و غیره نیز در این ارتباط سهیم هستند و مدام با این دوستان ارتباط می گیرم تا پیگیر آخرین کارهای مرتبط با فعالیت های هر کدام از بخش ها باشم. با توجه به اینکه کتابخانه مرکزی دانشگاه سمنان یک نگاه محلی و یک نگاه ملی به مسائل و موضوعات دارد، تلاش می کنیم در اطلاع رسانی و اشاعه فعالیت های کتابخانه هم با سازمان های استانی و هم با سازمان های مرتبط ملی ارتباطات لازم را بگیریم. به عنوان مثال معمولا برای غنی کردن بخش اسناد با شهرداری، موزه ها و افراد اثر گذاری که اسناد و مدارک ارزشمندی درباره شهر یا دانشگاه سمنان دارند ارتباط می گیریم تا بتوانیم آنها را برای اهدای آثار به کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد دانشگاه ترغیب کنیم. یا برای ارتباط بیشتر جامعه با کتابخانه مرکزی، از دانش آموزان مقاطع مختلف دعوت می کنیم تا بازدیدی از کتابخانه مرکزی داشته باشند. قطعا آموزش و پرورش می تواند در این ارتباط موثر باشد. امور اداری مرتبط با همکاران، ارتباط با اساتید و دانشجویان و نشست هایی که برای غنی سازی مجموعه برگزار می شود از مجموعه کارهایی است که معمولا در کتابخانه انجام می دهم.

عضو هیات علمی دانشگاه سمنان  در پاسخ به سوال وظایف یک مدیر چیست؟ اظهار داشت: در دیدگاه های مطرح در حوزه مدیریت که معمولا با POSDCORB  یاد می شود، به نظرم مدیر باید بتواند عناصر موجود در این وظایف را اجرا نماید. به نظر می رسد که مدیر، باید تلاش کند با کمک این عناصر، مجموعه تحت مدیریت خود را به تعالی برساند. در مدیریت سبک های مدیریتی مختلفی داریم اعم از مدیریت تجربی، مدیریت سنتی، مدیریت مقتدرانه، مدیریت مشارکتی، سبک چالش-پاسخ، خود به خودی و ...،

وی در ادامه درباره سبکهای مدیریتی تصریح کرد: به نظر می رسد که سبک های مدیریتی بنابر شرایط حاکم بر مجموعه ها قابل اعمال است. به نظر بنده اگر نگاه سیبرنتیکی به مجموعه داشته باشیم و تلاش کنیم از دیدگاه های افراد و همکاران موجود در مجموعه به صورت مشارکتی بهره گیریم، موفق تر خواهیم بود. به عنوان یک مدیر با تجزیه و تحلیل سیستم و بررسی امکانات و شرایط موجود در مجموعه ای که مسئولیت دارید می توانید با کمک مشارکت همکاران، مجموعه تحت سرپرستی یا مدیریت خود را به سمت تعالی پیش برد.

وی در پاسخ به سوال آیا مدیریت کتابخانه ها نیاز به تخصص دارد یا نه، یعنی اعتقاد دارید که مدیر کتابخانه باید کتابدار باشد یا صرفاً تجربه مدیریتی کفایت می کند؟ توضیح داد: به نظر می رسد که بین یک مدیر کتابدار که تحصیلات آکادمیک در این حوزه را دارد و یک مدیر با تحصیلات غیرکتابداری تفاوت های بسیاری وجود دارد. دوام و ثبات مجموعه کتابخانه ها متکی بر تخصصی است که دانشجویان علم اطلاعات و دانش شناسی در طی دوره های تحصیلی کارشناسی و ارشد و دکترا فراگرفته اند. ممکن است مدیر یا مدیرانی یافت شوند که تجربه مناسبی در مدیریت کتابخانه ها دارند اما ظرافت ها و نکاتی که دانشجویان علم اطلاعات در این رشته فرا می گیرند، زمینه های باثبات تری برای ادامه حیات کتابخانه ها فراهم می کنند. با احترام به تمام مدیرانی که در کتابخانه ها دارای تخصص کتابداری نیستند باید عرض کنم، به اعتقاد بنده دانش تخصصی کتابداران به سرعت همگامی با تغییرات فناورانه و مبتنی بر علم کتابداری در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی شتاب  و ثبات بیشتری می دهد.

عضو هیات علمی دانشگاه سمنان درباره مهم ترین چالشهای مدیریت در کتابخانه گفت: معمولا نبود یا کمبود نیروی انسانی متخصص دارای دانش علم اطلاعات یکی از چالشهاست. نداشتن ثبات نسبی سیاست ها و خط مشی های کلان سازمان ها و موسسات و کتابدار نبودن مدیران کتابخانه ها برخی از این مشکلات هستند. البته حقوق کتابداران شاغل نیز نیازمند تامل است. سرعت پایین استخدام نیروهای جوان و توانمند در حوزه علم اطلاعات برای کتابخانه های کشور نیز به عنوان یک چالش، قابل طرح است. نیاز به تلاش مضاعف برای یادگیری و همگامی با فناوری های نوین نیز به عنوان یک نیاز مطرح برای همکاران کتابدار مطرح است.

وی در پاسخ به سوال در مجموعه مدیریتی خود تا چه اندازه به روابط انسانی اهمیت می دهید؟ گفت: نیروی انسانی به عنوان سرمایه کتابخانه و سازمان مطرح است. اساسا بدون نیروی انسانی قوی و علاقمند به کار، سازمان ها از تلاش برای رسیدن به اهداف عالی خود جا می مانند. توجه به نیروی انسانی و روابط انسانی از مهمترین دغدغه هایم است. تا حد امکان تلاش می کنم با همکاران از نزدیک ارتباط داشته باشم و در جریان مسائل و مشکلات روزمره اداری و گاها بر حسب نیاز مسائل شخصی آنها باشم. بدون نیروی انسانی توانمند، امید موفقیتی در کار نخواهد بود.

دکتر رحمان معرفت درباره استفاده از نظرات کارکنان در حوزه‌ی مدیریتی خود اظهار داشت: بی تردید تلاشم اینست که از دیدگاه های همکاران بهره بگیرم. مصاحبه و مذاکره حضوری یا تلفنی با همکاران کتابدارم می تواند زمینه های لازم برای شناخت حداکثری مسائل و چالش های موجود را برایم فراهم کند. بنابراین در خلال مذاکره و گفتگو با آنها، از انگیزه هایشان نیز خبردار می شوم. برای انگیزه دادن نیز تلاش می کنم در حد توان با بهره گیری از توان و دانش آنها در سطوح مختلف مدیریتی، نسبت به ایجاد حسّ همدلی و مشارکت آنها و اثرگذار بودن کارشان آنها را تشویق کنم.

وی در پایان درباره تجربیات موفق در دوره مدیریتش گفت: به نظر می رسد کتابخانه به عنوان نهادی که در بخش های مختلف جامعه و سازمان اثرگذاری لازم را دارد، ظرفیت حضور قوی تر را هم دارد. در دوره مدیریتم در کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد دانشگاه با کمک همکاران کتابخانه مرکزی و دانشجویان توانمند علم اطلاعات و دانش شناسی دانشگاه سمنان دو جشنواره ملی کاریکاتور و کاریکلماتور در حوزه کتاب، مطالعه و خواندن برگزار کردیم. همواره تلاش کرده ام با مشارکت دادن همکاران و دانشجویانم در برنامه های ملی ضمن اینکه توانمندی بالای آنها را برایشان یادآوری کنم، ظرفیت بالای اثرگذاری مناسب آنها در سطح اجتماع را نیز به خاطرشان آورم. امیدوارم، مشعل این انگیزه در همکاران و دانشجویانم همواره روشن و ادامه دار باشد.

صفورا عربیان؛ دانشجوی کارشناسی علم اطلاعات و دانش شناسی دانشگاه سمنان