کدگذاری یکی از ارکان اصلی در نظام آرشیوی است

به گزارش لیزنا، کارگاه « کدگذاری اسناد آرشیوی» چهارشنبه 3 اردیبهشت 1404 در دانشکده علوم تربیتی و روان شناسی دانشگاه شهید بهشتی برگزار شد.

در نشست تخصصی کدگذاری اسناد آرشیوی که توسط انجمن علمی دانشجویی علم اطلاعات و دانش ‌شناسی دانشگاه شهید بهشتی برگزار شد، دکتر غلامرضا عزیزی به عنوان سخنران اصلی حضور یافت. وی سخنان خود را با تأکید بر اهمیت نظم در آرشیوها آغاز کرد و گفت: آرشیو بدون نظم، چیزی بیش از انباری نیست. یکی از مهم‌ترین مباحث در حوزه اسناد کدگذاری است که نه فقط یک شیوه فنی، بلکه بنیانی برای بازیابی، سازماندهی و حفاظت از حافظه تاریخی کشور است.

دکتر عزیزی گفت: کدگذاری یکی از ارکان اصلی در نظام آرشیوی است و بدون آن، امکان دسترسی مؤثر به اسناد وجود ندارد.

در ادامه، دکتر عزیزی به معرفی شیوه ‌های قدیمی کدگذاری پرداخت و با نمایش یکی از اسلایدهای ارائه، نشان داد که در گذشته، وزارتخانه ‌ها و سازمان‌های دولتی کدهایی برای طبقه ‌بندی اسناد خود اختصاص می‌دادند. برای مثال، وزارت مالیه دارایی با کد ۱۰۰۰۰ مشخص می‌شد و زیرکدهایی نظیر ۱۰۱۰۱ برای گمرکات، ۱۰۱۰۲ برای دخانیات و ۱۰۱۰۳ برای قند و شکر و چای قضائی اختصاص داده شده بود. این کدها، بیانگر نوعی نظم در بایگانی ‌ها بودند که به مدیران اسناد اجازه می‌دادند تا با سرعت بیشتری اطلاعات را بازیابی کنند و از تکرار و سردرگمی جلوگیری شود.

دکتر عزیزی با اشاره به این نظام کدگذاری تأکید کرد: هرگونه تغییری در ساختار سازمانی یا محتوایی باید به دقت در کدهای بایگانی منعکس شود، در غیر این صورت موجب گسست در روند بازیابی اسناد خواهد شد.

وی در بخش دیگری از سخنان خود به مفهوم شماره بازیابی دستی پرداخت. در این بخش توضیح داده شد که پیش از مکانیزه شدن نظام آرشیو و در دوران خدمات آرشیوی سنتی، فهرست ‌نویسی اسناد به صورت دستی انجام می‌شد و این شماره‌ها به عنوان ابزار اصلی برای بازیابی اسناد به کار می‌رفتند.

 وی با اشاره به دوره پیش از سال ۱۳۷۰ که اغلب اسناد دولتی به شیوه سنتی ثبت و فهرست می‌شدند، گفت: تا پیش از سامان یافتن خدمات مکانیزه، کارکنان سازمان‌ها با استفاده از دفاتر ثبت و دفترهای مخصوص شماره ‌گذاری، اسناد را طبقه ‌بندی و به سازمان اسناد ملی کشور منتقل می‌کردند. دکتر عزیزی این روش را هرچند ابتدایی، اما ضروری و مؤثر در دوره خود دانست و آن را پایه ‌ای برای شکل ‌گیری سیستم ‌های مدرن آرشیوی امروز معرفی کرد.

دکتر عزیزی تأکید کرد: برای اجرای درست نظام کدگذاری، رعایت اصولی همچون ثبات ساختاری، معنا‌دار بودن کدها و قابلیت بازیابی دقیق، ضروری است.

وی گفت:  اگر کدی گویای محتوا، زمان و نوع سند نباشد، نمی‌تواند ابزار مؤثری برای مدیریت اسناد باشد. به همین دلیل است که در کشورهای پیشرفته، به کدهای آرشیوی به چشم ساختارهایی زنده و پویا نگاه می‌شود که در عین سادگی، اطلاعات متعددی را در خود نهفته دارند. وی مثال‌هایی از کشورهایی همچون سوئد و نروژ زد که در آن‌ها، ترکیبی از کدهای عددی و حروفی برای ثبت اطلاعات به کار می‌رود؛ به گونه ‌ای که حتی با مشاهده کد، می‌توان اطلاعاتی مانند نوع سند، واحد تولیدکننده و سال تولید آن را دریافت کرد.

یکی از مهم‌ترین نکات سخنان دکتر عزیزی، هشدار در مورد استفاده نادرست یا تکراری از کدها بود. وی در این خصوص گفت: در برخی از بایگانی ‌های منطقه ‌ای و شهرستانی، به دلیل نبود آموزش کافی، کارکنان اقدام به تولید کدهایی می‌کنند که یا تکراری ‌اند یا هیچ ارتباط معنایی با اسناد ندارند. این موضوع سبب آشفتگی در نظام آرشیو و دشواری در بازیابی می‌شود.

 وی تصریح کرد:  بدون وجود یک سامانه ملی و واحد برای کدگذاری، هماهنگی بین اسناد نهادهای مختلف از بین خواهد رفت و اسناد ملی از دسترس پژوهشگران و مسئولان دور خواهند ماند.

در بخش پایانی سخنرانی، دکتر عزیزی به پرسش‌هایی از سوی دانشجویان و حاضران در نشست پاسخ داد. یکی از پرسش‌ها این بود که با توجه به گسترش فناوری اطلاعات، آیا روش‌های سنتی کدگذاری هنوز جایگاهی دارند یا باید به طور کامل کنار گذاشته شوند؟ دکتر عزیزی در پاسخ گفت: دیجیتال ‌سازی، جایگزین کدگذاری نیست؛ بلکه مکمل آن است. اگر شما میلیون ‌ها سند را اسکن و دیجیتال کنید اما بدون نظام مشخص کدگذاری ذخیره کنید، عملاً یک انباری دیجیتال خواهید داشت، نه یک آرشیو قابل استفاده.

وی تأکید کرد که حتی در فضای دیجیتال، اصول فنی و ساختارمند کدگذاری باید رعایت شود و در صورت امکان، با ابزارهای هوش مصنوعی و پردازش زبان طبیعی ترکیب شود تا کارایی آن بیشتر شود. در مجموع، این نشست علمی نشان داد که کدگذاری، مفهومی فراتر از شماره ‌گذاری ساده اسناد است. کدگذاری یک نظام فکری و منطقی برای سازمان‌دهی اطلاعات و بازسازی حافظه تاریخی است. اگر اسناد بدون کد در آرشیو نگهداری شوند، بازیابی و استفاده از آن‌ها در آینده بسیار دشوار خواهد بود. از این رو، آموزش فراگیر، تدوین استانداردهای ملی و تقویت زیرساخت ‌های دیجیتال از جمله الزامات حیاتی برای پیشبرد آرشیوهای کشور محسوب می‌شود.

دکتر عزیزی در پایان سخنان خود گفت: ما نیازمند نسلی هستیم که نه تنها به تاریخ و فرهنگ خود ارج می‌گذارد، بلکه با دانش روز، توانایی حفاظت از آن را نیز داشته باشد. سخنانی که نشان از دغدغه عمیق او نسبت به آینده اسناد ملی و تاریخی ایران دارد.

گزارش: مریم مجیدنیا